OneDriveの共有機能でマイクロソフトアカウントが必要になった？

みなさん、こんにちは。

埼玉県ふじみ野市のITサポートSORAの関口です。

クラウド化時代となり、便利なサービスが簡単に使えるようになりました。

特にGoogleDrive・Dropbox・OneDriveなどのクラウドストレージで、インターネット上にフォルダ・ファイル共有する共有機能はとても便利。

仕事などで使われている方も多いのではないでしょうか。

しかし、少し前からOneDriveの共有フォルダ内のOfficeファイル（Word・Excel）を開くと、マイクロソフトアカウントでサインイン認証画面が表示されるようになったようです。

今日は「OneDriveの共有機能でマイクロソフトアカウントが必要になった？」について書いていきます。

OneDriveの共有機能とは

OneDriveとは、マイクロソフトが提供するクラウドストレージサービス。

Windows10・Windows11の標準機能として組み込まれ、Windowsにマイクロソフトでサインインすると自動的にOneDriveが有効化されます。

OneDriveの保存容量は無料プランで5GBまで。

OneDriveの機能して、インターネット上にフォルダやファイルを共有する共有機能があります。

共有者が、OneDrive内にフォルダやファイルを共有し、共有用のURLを発行。

共有者がフォルダにアクセスさせたい人に共有用URLを伝え、利用者が共有用URLにアクセスすることで、データをやりとりできる仕組み。

OneDriveの共有方法として、共有者は以下の2通りを設定できます。

• リンクを知っていれば誰でも編集できます
• 指定したユーザーが編集できます

「リンクを知っていれば誰でも編集できます」で共有すると、共有用URLを知っている人であれば、誰もファイルやフォルダにアクセス可能となります。

「指定したユーザーが編集できます」を指定すると、共有時に指定するマイクロソフトアカウントにサインイン可能な人だけがアクセス可能となります。

※マイクロソフトアカウント指定時に第3者を指定することも可能なので、メールアドレスの入力ミス等で第3者を指定しないように配慮が必要。

OneDriveの共有機能は、リンクを知っている人同士でデータのやりとりができるため、プロジェクトなどでデータを共有するときに便利な機能です。（セキュリティの問題は別として）

OneDriveの共有機能でマイクロソフトアカウントが必要になった？

以前は「リンクを知っていれば誰でも編集できます」の設定で、フォルダを共有すると、フォルダ内のWordやExcelをブラウザで表示できました。

しかし、2022年11月中旬頃から上記で設定した共有フォルダからWord・Excelデータを開こうとするとマイクロソフトアカウントの認証が求められるようになったようです。

事象としては以下のとおりです。

• Officeファイルを開くとマイクロソフトアカウントでの認証が求められる
• マイクロソフトアカウントで認証すれば、Officeファイルはブラウザで表示される
• 共有フォルダ内からOfficeデータのダウンロードすれば表示可能
• Officeファイル自体を共有し、ファイル共有のURLでアクセスするとマイクロソフトアカウントの認証は求められない
• Officeファイル以外のテキストデータや写真・PDFファイルは認証なく表示可能
• 共有フォルダにデータをアップロードしようとするとマイクロソフトアカウントでの認証が求めらる

上記の事象から「リンクを知っているいれば誰でも編集できます」で共有を設定しても、その共有フォルダ内のOfficeファイルを開く時、共有フォルダにデータをアップロードする時にはマイクロソフトアカウントでの認証が求めるようになったのだと思われます。

マイクロソフトアカウントで認証してサインインの状態を維持しておけば、以降共有フォルダ内のOfficeファイルを開いても認証は求められません。

もし、上記が仕様変更によるものであれば、フォルダを共有する際に「指定したユーザーが編集できます」共有したほうがいいのかなと思います。

まとめ

今回のOneDriveの事象は一時的なことなのか、仕様変更なのか不明です。

ただ、複数環境で事象が起きていることから、OneDriveかOffice Onlineの仕様変更により、マイクロソフトアカウントでの認証が求められるようになっただと思われます。

クラウドサービスは簡単に様々な機能が使えます。

特にクラウドストレージの共有機能はリモートワーク時代には便利な機能ですので、使われている方も多いのではないでしょうか。

最近のクラウドサービスの進化は早く、何度も仕様変更やバージョンアップなどが繰り返されています。

その結果、「今まで使えていたものが、急に使えなくなった」という事例が多発しています。

特に無料のサービスの場合は、一方的に仕様が変わることが多いので、無料サービスの機能はあまり依存しないほうがいいかと思います。

ここまでお読みいただきありがとうございました。