会社のパソコン18台を入替｜ネットワーク・Wi-Fi・共有フォルダまでまとめて見直した事例

みなさん、こんにちは。

埼玉県ふじみ野市のITサポートSORAの関口です。

先日、ある製造業の企業様で、3日間にわたり18台規模のパソコン入替作業を行いました。

今回のご依頼は、古くなったパソコンを新しいWindows 11パソコンへ入れ替えることと、事務所内のIT環境（ネットワーク環境）を整えることです。

実際に現場を確認していくと、LAN配線やWi-Fi、社内ネットワーク、セキュリティ、ファイルの共有方法など、これからも安心して仕事を続けるために見直したほうがよい部分がいくつか見つかりました。

そこで今回は、パソコンの入替とあわせて、会社のIT環境全体をまとめて整備しました。

3事業所の18台規模のパソコンを入替

今回の作業は、3つの事業所で行いました。

入替対象は、ノートパソコンとデスクトップパソコンを合わせて18台規模です。

会社のパソコン入替は、新しいパソコンを購入してデータをコピーするだけでは終わりません。

業務で使用しているソフトやメール、プリンター、共有フォルダなどを確認し、社員の方がこれまでと同じように仕事を続けられる状態まで整える必要があります。

数台であれば個別に対応することもできますが、10台、20台という規模になると、会社全体で設定を標準化しながら進めることも重要になります。

今回も、できるだけ業務への影響が出ないよう作業の順番を考え、3日間に分けて入替作業を計画しました。

また、日中の業務への影響を極力抑えるため、事前に新しいパソコンの初期セットアップや環境設定を済ませたうえで、現地で入替作業を実施しました。

パソコンを替えるだけではなく、社内ネットワークも確認

パソコン入替の際には、社内ネットワークについても確認しました。

長く使われている事務所では、知らないうちにネットワーク機器が増えていたり、以前の配線や設定がそのまま残っていたりすることがあります。

普段は問題なく使えているため、あえて確認する機会もなかなかありません。

しかし、パソコンをまとめて入れ替えるときは、社内のIT環境を確認する良いタイミングでもあります。

今回はLAN配線を確認し、必要な部分を整理するとともに、ネットワーク機器やWi-Fiについても見直しました。

確認していく中では、LANに接続する機器が増えたことにより、ネットワークの設定が利用状況に合わなくなっている部分も見つかりました。

その影響で、インターネットにつながったり、つながらなくなったりするトラブルが発生していました。

ネットワークの設定を見直し、今後さらにパソコンやスマートフォンなどが増えても使いやすい環境に変更しました。

Wi-Fiやセキュリティも同時に整備

現在の会社では、パソコンだけでなく、スマートフォン、プリンター、NASなど、多くの機器がネットワークにつながっています。

そのため、Wi-Fiやインターネット環境が不安定になると、会社全体の仕事に影響してしまいます。

今回はWi-Fi機器の設定についても確認し、できるだけシンプルで管理しやすい構成に整理しました。

また、インターネットと社内ネットワークの間には、セキュリティ対策としてUTMも設置しました。

パソコンだけ新しくなっても、ネットワークやセキュリティ環境が古いままでは十分とはいえません。

PC入替をきっかけに、会社全体のセキュリティについても見直しました。

共有フォルダを新しく作り、データの保存場所も整理

今回、事務所内で使う共有フォルダも新たに整備しました。

中小企業の現場では、

「そのExcelは誰のパソコンに入っていますか？」

「以前作った資料はどこにありますか？」

という話になることがあります。

社員それぞれのパソコンにデータが分散してしまうと、必要な資料を探すだけでも時間がかかります。

また、特定のパソコンにだけ重要なデータが保存されていると、そのパソコンが故障した際に業務へ影響が出る可能性もあります。

そこで、複数の社員が使うデータについては共有フォルダに保存できるようにし、事務所内で共通して利用できる環境を整えました。

パソコンを入れ替えるだけでは、仕事のやり方そのものは変わりません。

しかし、パソコン入替と同時にデータの保存場所や共有方法まで見直すことで、日々の業務を少しずつ改善することもできます。

また、データの共有方法は、事務所内の共有フォルダだけが選択肢ではありません。

Microsoft 365のSharePointやOneDrive、Google WorkspaceのGoogleドライブなど、クラウドストレージを活用する方法もあります。

会社の規模や働き方、データ量、社外から利用する必要があるかなどを確認しながら、それぞれの会社に合った方法を選ぶことが大切です。

中小企業では「パソコンだけではない」ことが多い

企業様のITサポートをしていると、

「パソコンの調子が悪い」「インターネットが切れる」

という相談から始まっても、実際には原因がパソコン以外にあることも少なくありません。

例えば、

• インターネット回線
  
• LAN
  
• Wi-Fi
  
• プリンター
  
• NASや共有フォルダ
  
• セキュリティ
  
• Microsoft 365などのクラウドサービス
  

などです。

これらは別々のものに見えますが、実際の仕事ではすべてつながっています。

ところが中小企業では、

パソコンはパソコン業者。

複合機は複合機業者。

インターネットは通信会社。

ネットワークは別の業者。

というように、相談先が分かれていることもあります。

トラブルが起きたときに、

「パソコンには問題ありません」

「回線にも問題ありません」

と言われてしまい、結局どこに相談すればよいのか分からない、ということもあります。

だからこそ中小企業では、パソコンだけでなく会社のIT環境全体を見られる人がいることが大切だと感じています。

PC入替は、会社のIT環境を見直す良い機会です

今回の作業は、3日間で18台規模のパソコンを入れ替える比較的大きな作業でした。

しかし、今回一番大切だったのは、18台のパソコンを交換したことだけではありません。

パソコン入替をきっかけに、

「今のネットワークは、この先も問題なく使えるか」

「Wi-Fi環境に問題はないか」

「セキュリティ対策は十分か」

「社内データの保存場所は分かりやすいか」

「パソコンを替えた後も社員の方が困らず仕事ができるか」

といった部分まで確認できたことに意味があったと思います。

会社のパソコンは、一般的に数年に一度のタイミングでまとめて入れ替えることになります。

その機会に、パソコンだけでなく社内のIT環境も一緒に確認しておくことで、その後のトラブルを減らし、より仕事をしやすい環境にすることができます。

パソコン1台から会社全体のIT環境まで対応しています

ITサポートSORAでは、パソコン1台の設定やトラブル対応から、複数台のパソコン入替、ネットワーク、Wi-Fi、共有フォルダ、Microsoft 365など、会社のIT環境をまとめてサポートしています。

「会社のパソコンが古くなってきた」

「10台以上のPCをまとめて入れ替えたい」

「パソコンだけでなくネットワークも一度見てもらいたい」

「社内に詳しい人がいないので、どこへ相談したらよいか分からない」

という場合も、まず現在の環境を確認し、必要なところから整理していきます。

パソコンの入替を予定されている企業様は、機器を新しくするだけでなく、会社のIT環境全体を見直す機会として考えてみてはいかがでしょうか。

「何から手をつければよいか分からない」という段階でも構いません。現在の環境を確認しながら、必要なところから一緒に整理していきます。