税理士事務所の複合機入れ替えサポート｜リース大型複合機から業務用インクジェットへ

みなさん、こんにちは。

埼玉県ふじみ野市の ITサポートSORA の関口です。

先日、ふじみ野市内の税理士事務所様から、
「複合機のリースアップを機に、このまま同じような複合機を使い続けるべきか悩んでいて…」
というご相談をいただきました。

お話を伺っていくと、
「とりあえず次もリース」という流れに、少し疑問を感じていらっしゃる様子でした。

今回は、複合機を“買い替えるかどうか”ではなく、
「今の業務に合っているか」を一緒に整理したサポート事例をご紹介します。

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お話を聞いて見えてきたこと

事務所でお話を伺いながら状況を整理すると、以下のような点が見えてきました。

• 大型のレーザー複合機がリースアップになる
• すでにメーカー保守は終了している
• 電子データでのやり取りが増え、印刷量は以前より減っている
• 印刷専用のレーザープリンタは別に1台ある
• 毎月のリース料金を、少し負担に感じている

「業務内容は変わってきているのに、複合機だけは昔のままなんですよね…」

この一言が、とても印象に残りました。

今の業務で“必要なこと”を整理

次に、現在の複合機がどのように使われているのかを確認しました。

• 事務所内の複数台のPCからネットワーク印刷
• お客様へのFAX送信
• 受信したFAXは印刷せず、共有フォルダへ保存
• スキャンしたデータも共有フォルダへ保存

税理士事務所では、FAXやスキャンの流れが変わると業務に影響が出やすいため、
「この使い方がそのままできるか」が一番大切なポイントでした。

ブラザー製複合機 MFC-J7500CDW でできるかを確認

候補に挙がったのは、ブラザー製の業務用インクジェット複合機 MFC-J7500CDW です。

そこで、

• 今のFAX運用が再現できるか
• スキャンデータの保存設定は可能か
• アドレス帳の移行に問題はないか

といった点を事前に調べました。

結果として、現在の使い方はそのまま再現できることが分かり、
安心して機種を決めていただくことができました。

導入と設定サポート

複合機が届いた後、事務所へ訪問し、

• 開梱・初期セットアップ
• 各PCの印刷設定変更
• 旧複合機からFAXアドレス帳の移行
• FAX・スキャンデータを共有フォルダへ保存する設定

を行いました。

なお、Brotherの大容量インクタイプの複合機は、最初は「スターターインクカートリッジ」と呼ばれる少量のインクしか入っておらず、別途大容量インクを購入する必要がある点は、少し残念なところです。

設定後は、

• FAXの送受信
• スキャンデータの保存

などを一つずつ確認し、「いつも通り使える」状態になったところで、使い方をご説明してサポート終了となりました。

まとめ

最近は、

• 印刷量が減ってきた
• 電子データ中心の業務になってきた

という事務所も多くなっています。

その場合、高額なリースの大型複合機を使い続けることが、本当にベストなのか、一度立ち止まって考えてみるのも悪くありません。

複合機の入れ替えは少し手間がかかりますが、業務内容に合った機種に変えることで、設置スペースも、コストも、気持ちも軽くなるケースは多いです。

製品を選ぶ際は、「何を選ぶか」よりも、「今どう使っているか」を整理することで、無理のない選択ができると思います。

ITサポートSORAでは、「機械の設定」だけでなく、今の業務に合っているかを一緒に考えるサポートを行っています。

複合機のことで迷ったときは、どうぞお気軽にご相談ください。

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