Microsoft 365(クラウド共有フォルダ)導入サポート

みなさん、こんにちは。

埼玉県ふじみ野市のITサポートSORAの関口です。

「社内でデータを共有して業務効率化したい」と思いつつも「どのようにすればいいのかわからない」と、悩まれている方も多いのではないでしょうか。

先日、A社より「社内でデータを共有するにはどうしたらいいですか」とのご相談をいただきました

詳しいお話を伺い「GMO社 Microsoft Teamsプラン(Microsoft 365)」を契約し、クラウド共有フォルダで共有できる仕組みを作りました。

今回は「Microsoft 365(クラウド共有フォルダ)導入サポート」について書いていきます。

目次

リモートサポート

A社の課題とMicrosoft Teamsプラン(Microsoft 365)の提案

Microsoft365アクセス手順

A社は社員10名以下で、社員にノートパソコンを貸与しています。

A社員は外出先での仕事が多く、社員同士のデータ共有が課題になっていました。

とりあえずクラウドストレージサービスの無料プランでデータ共有していましたが、無料プランでは保存容量が限られていること、クラウドストレージの使い勝手がよくないこと、共有フォルダと各自ノートパソコン内で業務データがバラバラになっていることが課題でした。

また、社員のノートパソコンのバックアップもできていないことも1つも課題でした。

A社ではOffice(Word・Excel)はプリインストールモデルを使用、メールは独自ドメインメールOutlookのPOP3受信方式で使用中。

現状を踏まえたうえでA社の要件は以下のとおりになります。

  • 社員同士で業務データをクラウド共有したい
  • 社員のノートパソコンのバックアップをとっておきたい

そこで、A社にはGMO社の「Microsoft Teamsプラン」の契約を提案しました。

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「Microsoft Teamsプラン」では、Microsoft 365 Business Basicと同等にShare Point(会社共有フォルダで1TB)、One Drive(1ユーザーにつき1TB)のクラウドストレージが使えます。

Microsoft社でMicrosoft 365を契約すると、Microsoft 365 Business Basic 825円(税込み)となりますが、「Microsoft Teamsプラン」はTeams・One Drive・Share Pointに機能を限定させることで1人511円/月(税込み)で運用可能。

ただし、マイクロソフト社でMicrosoft 365契約する際に指定できるサブドメン(xxxx.onmicrosoft.comのxxxx部分)が、「Microsoft Teamsプラン」ではGMOから自動的に割り振れます。

各パソコンに初期設定をすればサブドメイン部(xxxx部)をユーザーが意識する必要がないので、それほど問題ではありません。

Microsoft 365(クラウド共有フォルダ)導入サポート

Microsoft365管理センター

最初にお客様と一緒にGMOのMicrosoft Teamsプランに契約手続きをリモートサポートで実施。

契約完了後、Microsoft 365の初期設定(ユーザー登録・多段階認証)・Share Pointでチームサイトを設定

続いて、お客様事務所に訪問し社員のノートパソコン全台にShare Pointにアクセスサイトの登録、One Driveのバックアップ機能を使い自動バックアップの設定。

One Driveの設定の際は「フォイルオンデマンド機能を無効化」「OutlookのPSTファイルをドキュメント外へ退避」させて、安定して使えるように設定しました。

全ノートパソコンの設定完了後、社員の方へShare Point(共有フォルダ)の使い方や特徴(Share Pointでは、WordやExcelを共同編集できること、ファイルは自動保存されること)などを説明しました。

管理者の方には、Microsoft 365管理センターの使い方、ユーザーの追加登録方法、パソコン紛失時の対応方法についても説明しました。

クラウドストレージをMicrosoft 365に統一したうえで、会社全体は「Share Pointサイト」、個人パソコンのバックアップは「One Driveフォルダ」と明確に分けることで、共有するデータと個人データを意識して使えるようになりました。

心理カウンセリング空

まとめ

Drop box・Google Drive・Boxなど、クラウドストレージには様々なサービスがありますが、個人的にはMicrosoft 365とWindows標準のOne Driveが使いやすいのかと思います。(Microsoftのサービスの展開方法がいいか悪いかは別にして・・・)

Microsoft 365はShare Point・One Driveのクラウドストレージ以外にもTeamsやExchangeなど様々な機能があり、これら機能をうまく使えれば便利なサービスになると思います。

しかし、One Driveには、Outlook(POP3)PSTファイルの同期、ファイルオンデマンドが有効化されているなどの問題がありますので、パソコンを使う業務環境に合わせて設定することをおすすめします。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

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