ZOOMウェビナーでのオンラインセミナーの開催手順

みなさん、こんにちは。

埼玉県ふじみ野市のIT・パソコンサポートSORAの関口剛史です。

新型コロナウイルスの影響により、オンライン会議やオンラインセミナー（ウェビナー）が一気に普及しました。

先日、200人規模のオンラインセミナーをZOOMウェビナーで行うための技術サポートのご依頼があり、私自身ZOOMウェビナーを理解するために、ZOOMウェビナーの設定と運用方法を検証しました。

今日は「ZOOMウェビナーでのオンラインセミナーの開催手順」についてご紹介します。

オンラインセミナー（ZOOMウェビナー）の仕様

オンラインセミナーの仕様は以下を想定して検証する。

• ZOOMウェビナーを利用する（プロアカウント、ウェビナーオプション契約済み）
• 参加者は100人規模
• 既にメールアドレスを知っている会員向け
• 事前登録制とする
• パネリストはひとり（共同ホストを兼ねる）
• セミナー中にアンケートをとる
• セミナー中の質疑応答あり
• セミナー後のアンケートをとる
• セミナーを録画する

ZOOMウェビナーの初期設定

ウェビナーオプションに申し込み

まず、ZOOMのプロアカウントとウェビナーオプションに申し込む。即日で利用可能。

ZOOM設定画面からウェビナーが選択できるようになる。

アカウントの基本設定をする

アカウント管理>アカウント設定から、以下の古本項目などを設定する。

• 音声タイプ：コンピュータ音声
• チャット　：無効
• 共同ホスト：有効

オンラインセミナーの設定

ウェビナーをスケジュールする

最初に、オンラインセミナー要件に合わせて以下項目をウェビナーに設定する。

トピック名	ウェビナー勉強会
開催日時	2020年11月8日
時間	14時～
登録	必須
パスコード	不必要
ビデオ	ホスト
音声	コンピュータのオーディオ
質疑応答	有効
実践セッション	有効
クラウドに自動録画	有効

上記設定後スケジュールをクリックすると、ウェビナーにスケジュールが登録される。

セミナー案内・質問・アンケート等の設定

ウェビナーが登録されると、以下の詳細設定が可能になる。

• 招待状
• メール設定
• ブランディング
• 投票・アンケート
• 質疑応答
• 詳細

設定の順序としては、メール設定・ブランディング設定を終わらせてから招待状を送付する。セミナー開始前までに投票・アンケート・質疑応答の設定を終わらせておくとスムーズになる。

招待状

招待状の設定では、以下の項目を設定する。

• パネリスト
• 参加者を招待
• RegistrationSettings
• 参加者の管理

パネリストの設定

パネリスト設定では、パネリストに人のメールアドレスを登録すると、そのアドレスでセミナーに参加した人が自動的にパネリストとなる。（セミナー開催後、視聴者をパネリストに昇格させることも可能）

参加者を招待

参加者を招待では、オンライセミナーへの案内メールフォーマットをコピーする。

RegistrationSettings

RegistrationSettingsでは、ウェビナー申し込みフォームに関する設定を行う。

■登録タブは、自動承認・手動承認などの設定

■質問タブは、登録フォーム上の記載事項を設定する。
■カスタム質問では、セミナー前の質問などが設定可能。セミナー前のヒヤリングなどで使える機能。

メールの設定

メール設定は、セミナー申し込み後の確認メールやセミナー参加前のリマインドメールなどを設定する

申込み後に送付する案内メールのフォーマット
セミナー開始前のリマインダーメールの送信タイミングの設定

各メールのフォーフォーマット変更は、アカウント管理>ウェビナー設定からも編集可能。

ブランディング

ブランディでは、セミナー申込みフォームに表示させる企業ロゴや講師の詳細などを設定する。

投票アンケート

セミナー中の投票（アンケート）とセミナー終了後に自動表示させるアンケートを設定する

■投票機能は、セミナー中に参加者に質問するアンケート（投票）を事前に設定する。セミナー途中に投票を作成することも可能。

アンケートではセミナー終了後のアンケートを設定する。選択からフリー入力フォームなど設定可能。

質疑応答

質疑応答では、セミナー中の質問に対する設定をする。

詳細

詳細ではYouTubeやFacebookを使ったライブストリームの設定する。

参加者の招待から登録まで

招待メールを送付（主催者）

ウェビナーの詳細設定後、招待メールでセミナー案内を送付する。案内の方法として、すでにメールアドレスを知っている場合はメールで、それ以外はSNSやホームページ上に登録フォームのURLを記載する方法が考えられる。今回はメールでセミナー案内を送信する。

”参加者の招待から”招待状をコピーしメールソフトに貼り付け。メール内容を修正してセミナー案内を送付する。

 

参加申込み（参加者）

案内メールを受信した人は、案内メール内のURLをクリックすることで登録フォームが表示される。登録フォームは”RegistrationSettings”で設定した項目が表示される。

 

必要事項を入力して”登録”すると”ウェビナー登録が完了しました”と表示されると同時に案内メールが届く。

案内メールは苗字と名前が逆になる。これはズームの仕様のため変えることできない。セミナー当日に参加者は案内メールのURLをクリックすることでウェビナーに参加する。

申込み状況の確認（主催者）

オンラインセミナーの申込み情報は、ウェビナーの管理画面から確認する。

オンラインセミナーのリハーサル

オンラインセミナーの当日、本番前に練習を行ってから本番へと移行する。

練習セッション

ウェビナーの初期設定で”実践セッション”を”有効”にして、ウェビナーを開始すると練習セッションモードになる。

練習セッションモードで、ビデオ・音声の出力確認、パネリストの参加、共同ホストの設定、投票機能や画面共有などの各種テストをする。

このとき、視聴者がオンラインセミナーに参加すると下図の案内が表示される。

オンラインセミナーの開始

時間となりオンラインセミナーの開始。初期設定では視聴者にはスピーカービューで表示される。

ウェビナーでは、ミーティングとは違い視聴者は他の視聴者やパネリストは見えない。

投票機能

ホストが投票機能を起動する

視聴者の画面にアンケートが表示される。

ホストは投票状況をリアルタイムで確認できる。

ホストが投票終了すると”結果の共有”と”ポーリングを再開”が表示される。

結果を共有すると視聴者に結果が表示される。ポーリングを再開すると、再度投票画面となる。

画面共有機能

ホストが画面共有すると

視聴者には、ホストが選択した画面が表示される

 

Q&A機能

視聴者はいつでもホストに質問できる。

質問に対してはホストは以下の方法から選択する。

• ライブで回答
• 回答を入力
• 却下・削除（右上のギヤアイコンから選択）

ホストがライブで回答を選択すると、視聴者にはライブで回答すると表示される

ホストがテキストで回答すると、視聴者の質問画面に表示される。

回答の際、全体に回答するか、個別に回答するかを選択できる。

ホストが却下すると、質問者の質問はスルーされる

質疑応答の設定で、匿名での質問や質問回答後の表示のあり方を設定する。

チャット

ホストはチャットを”パネリスト”のみか”で設定セミナー参加者全員へ送信”から選択可能。セミナー運用上のチャットを参加者全員に送信しないように注意が必要。

手を挙げる

視聴者が手を挙げるとホスト側に表示される。

視聴者に音声で質問させる

ホストが視聴者のミュート解除すると音声で質問受けることができる。

その際、スピーカービューに設定していると質問者の登録者名が全視聴者に表示される。

ホストを全員のスポットライトにしておくことで、ホストやパネリストに画面を固定できる。

アンケート

視聴者がセミナーを退出するとき、ホストがセミナーを修了するとアンケートが自動表示される。

視聴者が回答するとウェビナーに記録される。

 

オンラインセミナーのフィードバック

セミナー動画

ウェビナーの動画は、記録→クラウド記録からダウンロードできる

ウェビナーレポート

ウェビナーでは、オンラインセミナーの参加状況、セミナー中の投票結果・セミナー後のアンケート結果をレポートとして確認できる

ウェビナーのレポートは、管理者＞アカウント管理＞レポート＞ウェビナーから出力する。

参加者レポート

QA記録

投票記録

アンケート

まとめ

今までのセミナーで1番ネックになったのが、会場の手配と参加者の集客でした。

セミナー規模に応じた会場が見つからなかったり、数ヶ月後でないと予約ができかったり。多くの集客を見込み大きな会場を抑えても当日はガラガラに。逆に小さな会場ですぐに満席になってしまい機会損失になるなど。

その点、ZOOMのウェビナーであれば、申込み即日から利用可能で参加人数も自由に変更できる。また、オンラインセミナー機能以外にも、事前の申込みフォームやセミナー後のアンケート機能など、セミナーに必要な機能がすべて備わっています。

コロナが収まった後も、ウェビナーでのセミナー開催はスタンダードになるのではと、今回の技術サポートをとおして感じました。

ZOOMウェビナーでのオンラインセミナーを成功させるには、オンラインセミナーの仕様をしっかりと決めてから、ウェビナーを正しく設定すること。

事前の準備と設定がしっかりできれば、当日のセミナーは成功したようなもの。これはリアルのセミナーと一緒ですね。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

今回のオススメアイテム

■ZOOMをかなり詳しく解説されているオススメの本です。