３つのオンラインノートの使い分け方

みなさんはオンラインノートを利用していますか？

いま、メジャーなオンラインノートとしてあげられるのが

□Evernote

□Onenote

□Google Keep

の３つがあげられると思います。

 

そして、オンラインノートをはじめて使おうとするとき、

上記の３つからどのオンラインノートを使うのか？と

三者択一でオンラインノートを比較されることが多いですが、

でも、大事なのはどのオンラインノートを利用するのか？ではなく

どのオンラインノートが自分の利用目的に適するのか？ということです。

今日は利用目的に応じたオンラインノートの使い分け方について書いていきます。

オンラインノートを使う目的

私がオンラインノートを使う目的は

・いつでもどこでも情報を記録を残せる

・いつでもどこでも記録にアクセスできる

・キーワードで記録から情報を検索できる

の３つです。

EvernoteもOnenoteもGoogle Keepも上記の３つの機能は備わっています。

だから、機能別や使いやすさでオンラインノートを比較したくなります。

でも大事なことは、その情報は何の為に残す情報記録なのかという視点です。

 

記録に残す情報とはなにか

ノートは知り得た情報・思いついた情報・必要な情報を整理・記録するものです。

Writing Tools / Frederic Guillory

情報と一言にいっても、その情報には色々な役割があります。

私は自分が扱う情報を記録に残すとき下記の４つに分別しています。

１．直ぐに不要となる情報（買い物メモ等）

２．思いついた情報（アイディアなどメタ情報）

３．現在のプロジェクトに必要な情報（頻繁に見る・多角的に見る情報）

４．いつか役に立つ情報（何かのときに検索して見る情報）

そして、この３つの情報を整理整頓して記録するためには

３つのオンラインノートを使い分けることが鍵となります。

 

Google Keepの使い方

上記の情報分別のなかで、

１．直ぐに不要となる情報（買い物メモ等）

２．思いついた情報（アイディアなどメタ情報）

の情報を記録するには、GoogleKeepが一番適しています。

その理由は下記の３つです。

・シンプルで扱いやすい

・直ぐに記録ができる

・直ぐに消すことができる

Google keepに残す情報記録は不要な情報かメタ情報（加工が必要な情報）です。

直ぐに不要な情報は、ノートに書かれた要件が終われば削除します。

メタ情報はOnenoteかEvernoteで意味ある情報に加工した時点で削除します。

 

Onenoteの使い方

Onenoteでは現在のプロジェクト（仕事）で必要な情報を扱います。

プロジェクトで必要な情報とは、変動する情報でかつ複数の情報が関係する情報です。

変動する情報と複数の情報が関係する情報を記録するにはOnenoteが下記の点で優れています。

・WordやExcelを印刷イメージとして記録できること

・印刷イメージに手書きで記録が追加できること

・複数のウインドウでひとつのOnenoteが操作できること

プロジェクトではWord・Excel・PowerPointなどで色々な資料を作成していきます。

それらの資料は今までひとつひとつのアプリのファイルとして管理をしていましたが、

Onenoteに印刷イメージを記録することによりひとつのノートとして扱えるようになります。

 

また、Onenote上で印刷イメージのレビュー・追記修正箇所を手書きで書けるので、

必要な情報を紙で印刷してレビューする回数を減らすことができました。

 

なお、プロジェクトが終えた情報・記録は、今後は変動しない情報記録となります。

Onenote上で変動しない情報記録になったものは、PDFファイルに変換してEvernoteに記録をします。

 

Evernoteの使い方

Evernoteにはいつか役に立つ情報と変動しない情報を記録します。

Evernoは下記の点で優れています。

・ウェブクリップなど必要は情報を直ぐに記録できる

・検索が早く、イメージやPDF内の文字も認識する

・情報の整理整頓が簡単にできる

私がEvernoteに記録するものとして、

日記・作業手順書やマニュアル・過去のプロジェクトファイル・ウェブクリップなど。

見なおすけど修正をしないものをメインに記録しています。

Evernoteは自分専用のGoogle的な存在です。

 

それでも変わらないもの

上記のように私は３つのオンラインノートを使い分けていますが、

それでも変らないものがひとつだけあります。

それが、”手書きに勝るものはない”ということです。

何か新しいことを考えたり、複雑な要素を整理するには

何も考えずに無意識的に扱える紙とペンに勝るものはありません。

私はメモパッドとして下記の製品を利用しています。

 

このペンとメモパッドで書き殴ったアイディアや情報整理メモをScanして

OnenoteやEvernoteに保管・管理をしています。

 

まとめ

インターネットとタブレットなどの携帯端末が普及したことで、

オンラインノートはかなり使えるデジタルアイテムへと進化しました。

でも、どんな道具でも使うのはひとりひとりの人間です。

オンラインノートが便利そうだから何を使おうかな？と考えるのではなく、

自分の中で”こんなことができたらな～”という思いからオンラインノートを使うことで

オンラインノートはよりいい道具へと進化していきます。