Microsoft 365とは何か?

みなさん、こんにちは。

埼玉県ふじみ野市のITサポートSORAの関口剛史です。

現在、企業様へのMicrosoft 365の導入をサポートしております。

Microsoft 365の導入サポートにあたり、私自身もMicrosoft 365を勉強しましたが、非常にわかりづらいと感じました。

様々なプラン(ライセンス)があるけれど、どのプランが適切なのか、Microsoft 365は何ができて、どんな機能を使うと業務が効率化につながるのか?など、いろいろなサイトや本を読んで理解に努めていますが、最近サービス名がOffice 365からMicrosoft 365へ変わったこともあり全体像がとてもわかりづらいなと感じます。

そこで、私自身の記録用としてMicrosoft 365について少しずつまとめていきたいと思います。

1回目は「Microsoft 365とは何か?」について書いていきます。

Microsoft 365とは

Microsoft 365とは、マイクロソフト社が提供する様々なアプリや機能のサブスクリプションサービスです。

少し前まで、Officeはパソコンにプリインストールされているものかライセンスカードを購入し、次にパソコンを買い替えるまでかOfficeのサポートが切れるまで使い続けていくものでした。

しかし、最近はサブスクリプションで常に最新のOfficeをマルチデバイスで使えるようにするMicrosoft 365が標準化されつつあります。

Microsoft 365は、大きく分けて個人向けと法人向けに分かれています。

個人向けは、Word・Excel・PowerPointのOfficeアプリと、Onedriveのクラウドストレージが基本機能。

法人向けは、OfficeやOnedriveの標準機能に加え、その他アプリやExchange(メールサーバ)やSharePoint(ファイルサーバ)など、企業の活動に必要な機能が使えます。

Microsoft 365を使い始める前に、自分(自社)が業務でどんなアプリや機能が必要なのか?を少し考えて、個人向け・法人向けのライセンスを明確にするのがはじめの1歩です。

心理カウンセリング空

Microsoft 365のライセンスの種類

Microsoft 365のライセンスは大きく分けて、個人用と企業用に分かれます。企業はさらに中小法人向けと大法人向けに細分化されています。

個人向けライセンス一覧(2022年9月時点)

Microsoft365ライセンス体系
クリックすると拡大します

法人向けライセンス一覧(2022年9月時点)

Microsoft365 Businessライセンス体系
クリックすると拡大します

※300人以上の使用は以下の大法人向けライセンスになります。

どのライセンスがベストなのか?

上記のライセンスのなかで、どのライセンスを使うことがベストなのかは、自分(自社)のパソコンのOffice製品等の使い方により異なります。

個人事業主や中小企業で例えると、

  • WordとExcelだけがつかればいいのであれば、これまで通りプリインストール版か”Office Personal 2021(永続版)”
  • 1TBのOnedrive(クラウドストレージ)も使いたいのであれば“Microsoft 365 Personal”
  • すでにOfficeのライセンスを持っていて、複数人でデータを共有化したい、Outlookでメールを管理したいのであれば法人向けの“Microsoft 365 Business Basic”
  • Windowsパソコンだけがあって、OfficeもOnedriveも情報の共有化もしていきたいのであれば”Microsoft 365 Business Standard”になります。

個人向けMicrosoft 365から法人向けMicrosoft 365へアップグレードする際、個人向けOnedriveから法人向けOnedrive Businessへ直接データの移行ができない(※)ため、今後Microsoft 365を拡張して使う予定がある場合は、最初から法人向けMicrosoft 365を導入した方がいいかと思います。

※OnedriveからOnedrive Businessへの移行は、Onedrive上のデータをすべてパソコンにダウンロードし、その後、Onedriv Businessへすべてのデータをアップデートすることで移行可能です。

また、どのライセンスがベストなのかを決めるもう1つの要素が、Microsoft 365 Businessでどのようなアプリや機能を使いたいか?という情報です。

Microsoft 365はアプリや機能が多すぎて、何をどのように使うのか、使えるのかがわかりづらいと思いますので、Microsoft 365 Businessをアプリ群・機能(インフラ)群・管理群の3つに分けて、簡単に説明します。

Microsoft 365 Businessで使えるのアプリ群

Officeアプリ

Word

ワープロソフト、デスクトップ版・Web版・モバイル版がある

デスクトップ版アプリのインストールはStandardライセンス以上が必要

Excel

表計算ソフト、デスクトップ版・Web版・モバイル版がある

デスクトップ版アプリのインストールはStandardライセンス以上が必要

PowerPoint

プレゼン資料作成ソフト、デスクトップ版・Web版・モバイル版がある

デスクトップ版アプリのインストールはStandardライセンス以上が必要

Outlook

メール・スケジュール管理ソフト

メールはPOP・IMAP・Exchangeの設定が可能、Microsoft 365をフル活用する場合はExchangeを使うことが理想

デスクトップ版アプリのインストールはStandardライセンス以上が必要

Onenote

個人向けのメモソフト

Access

データベースソフト、デスクトップ版アプリのみで、インストールはStandardライセンス以上が必要

Visio(Web版)

図面作成ソフト、Web版のみがあり機能も簡易的、フル機能を使うにはVisioライセンスを購入する

Sway

プレゼン作成ツール、様々なテンプレートが使える

コミュニケーション

Teams

チーム内でのコミュニケーションアプリ。チャットやWeb会議で利用。
Standardライセンス以上でウェビナーの開催も可能。

Yammer

組織内のSNSアプリ。Temasはチーム内のコミュニケーションが目的で、Yammerは組織内全体でのコミュニケーションが目的。企業内のFBのような機能

スケジュール・タスク管理

Planner

組織・チーム内でのタスク管理アプリ

ToDo

個人のタスク管理アプリ、Outlookとの同期も可能

自動化・アプリ開発

PowerAutomate

簡易的な自動化アプリ。スケジュールを登録したらTodoを作成するといった自動化処理が簡単に作成可能。Microsoft 365ライセンスでは一部機能に制限あり。

PowerApp

ローコードで開発可能なアプリ。業務を効率化するWebアプリ(操作画面)を作る。。PowerAutomateやListsと組み合わせて簡単な業務アプリを開発する。
Microsoft 365ライセンスでは一部機能に制限あり。

簡易データベース

Lists

Sharepointをベースにした簡易データベースアプリ。
例えば案件情報などをListsに登録すれば、全社で情報共有が可能となる。
Excelで管理していた閲覧が多い情報をListsで管理すると便利になると思う。

予約・アンケートフォーム

Bookings

美容院や歯科医院などの予約を想定した予約管理アプリ。
Outlookのスケジュールとも連動可能。Wordpressなどの外部サイトでも使用可能

Forms

アンケート、テスト、投票を作成しンケート対象者の回答をリアルタイムで集計するアプリ。
組織内での意見を集約するのに便利そうな機能

動画公開・共有

Steream

組織内の動画投稿サイト用アプリ。
授業や業務のレクチャー動画などを社内で共有するときに使う。

データ分析

PowerBI

BIとはビジネスインテリジェンスの略。
PowerBIは膨大なデータの中から必要なデータを抽出し可視化するアプリ

Microsoft 365 Businessの機能(インフラ)群

クラウドストレージ

OneDrive Business

1ユーザーにつき1TB割り当てられるクラウドストレージ。
企業用アカウントでWindowsのOnedriveにログインするとOnedrive Businessとして同期がはじまる。

プロファイル管理

Delve

Microsoft 365内のユーザープロファイルがまとめられる場所。最近使用したドキュメントなどが可視化されている。

メール・スケジュールサーバ

Exchange

Outlookでアドレス帳やスケジュール管理・共有する際に必要なサーバ。
Exchange経由でOutlookのメール送受信をさせることで、セキュリティが強化され、1人あたり50GBのデータ保存領域が割り当てられる。
独自ドメインで使用するには、独自ドメインに届くメールをExchangeに向ける設定が必要になる。

情報共有サーバ(ファイルサーバ)

SharePoint

社内ポータル・ファイルサーバとして使用する際に必要なサーバ。
社内ファイルサーバをMicrosoft 365に移行する時などにSharePointを使用する。
保存容量は1TB +(利用ユーザー数×10GB)で複数のSharepointサイトが作成できる。
これまで1つのファイルサーバを部門毎でフォルダを分けていたものが、部門毎でSharepointサイトを分けて使うといった考え方になる。TeamsやListsともバックグラウンドで連携している。

Microsoft 365 Businessの管理群

Microsoft 365管理サイト

Microsoft 365のユーザー・グループ管理、ライセンス管理やドメインの割り当て、Microsoft 365アプリケーションの全体設定、利用状況の確認などを行う。管理者権限を持つユーザーのみが利用可能

Azure Active Directory管理センター

Microsoft 365のユーザーは、すべてAzure Active Directoryで管理される。Microsoft 365のサインイン方法やパスワードポリシーなど、サインインに関する情報を管理する。

まとめ

Microsoft 365は常に進化しています。

その進化が早すぎてユーザーにとって必要な情報が追いついていないように感じます。

お恥ずかしながら、私はMicrosoft 365を勉強をはじめてから「ここまでの機能が使える」ことに驚きました。

Microsoft365のアプリや機能をうまく使いこなせれば1つのサブスクリプションサービスでいろいろなことができるのではと感じました。

今後、Microsoft 365のアプリの使い方や運用管理について、自分自身の勉強を踏まえながらブログでまとめていけたらと思います。

当記事が、皆様のご参考になれば幸いです。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

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