会社メールアドレスの迷惑メール対策サポート

みなさん、こんにちは。

埼玉県ふじみ野市のITサポートSORAの関口です。

現代では、非常に多くの迷惑メールやフィッシングメールが横行しており、Outlookの受信トレイは重要なメールと迷惑メールが一緒くたに。

「毎朝、受信トレイに溜まった迷惑メールを削除することからはじまる」方も多いのではないでしょうか。

先日、お客様より「会社のメールアドレス宛に、非常に多くの迷惑メールが届くようになり、重要なメールを見落としてしまう。また、毎日迷惑メールを削除するは面倒なので、どうにかならないか」というご相談をいただきました。

今日は「会社メールアドレスの迷惑メール対策サポート」について書きます。

会社メールアドレスの迷惑メール対策サポート

お客様から詳しいお話を聞くと「あるときから、会社ドメインのメールアドレス（独自ドメインアドレス）宛てに迷惑メールやフィッシングメールが届くようになった。時間が経つにつれて迷惑メールの受信数が増えていき、今では非常に多くの迷惑メールが届いている。重要なメールが迷惑メール埋もれてしまうため、毎朝迷惑メールの削除から仕事がはじまる」

「迷惑メールを受信する為に、迷惑メールとしてブロックをしても、メールアドレスが変わるため、根本的な対策になっていない」

「迷惑メールの対策として、メールアドレスを変更することも考えたが、会社ドメインのアドレスのため、名刺にも記載されており、顧客にも伝わっているため、メールアドレスを変えることもできない」とのこと。

お客様は、レンタルサーバー会社と独自ドメインで契約しており、今後ホームページの公開も予定しているため、メールシステムを根本的に見直すのは今のタイミングと考えご相談をいただきました。

お客様が契約されているレンタルサーバーの仕様を調べたところ、迷惑メール対策機能はありましたが、検知性能が低く迷惑メール対策設定をしても、多くの迷惑メールが検知されずに受信している状況でした。

そこで、レンタルサーバーを迷惑メール対策機能が強いXSEVER社へ切替えることをご提案しました。

XSEVERは、2023年6月から「Cloudmark Authority」という高い検知精度を誇る、高性能なスパムフィルタが標準で使えます。

私もXSEVERのレンタルサーバーを使用していますが迷惑メール検知精度は非常に高いと感じています。

お客様のドメインとレンタルサーバーの契約をXSEVERに切り替え後、XSEVERのコントロールパネルからCloudmark Authorityの機能を有効化。

検知された迷惑メールにはメールタイトルに【SPAM】が付与され、迷惑メールフォルダに自動的に振り分ける設定も可能。

ただ、迷惑メール対策機能は、大切なメールも迷惑メールとして誤検知することがあります。

そのため定期的に迷惑メールフォルダを確認して誤検知がないことを確認する必要があります。

OutlookでメールをPOPで受信している場合は、メールタイトルに【SPAM】が含まれるメールを迷惑メールフォルダへ移動するフィルタ設定を行う。

IMAPで受信している場合は、IMAPフォルダ購読で「JUNK」フォルダの購読設定を行う。

上記設定を行うことで、Outlookで迷惑メールフォルダを確認することが可能です。

XSEVERに切り替えたことで「受信トレイに入る迷惑メールが激減し、毎朝の迷惑メール削除から解放された」とのことでした。

レンタルサーバーの移行手順

レンタルサーバーやドメインの移行は、レンタルサーバー会社やホームページの有無、パソコン・スマホの状況により手順が異なります。

ここでは、一般的な移行手順を簡単に説明します。

1. 移行先レンタルサーバー社と契約する。
2. 移行先レンタルサーバー上で、ホームページデータ移行・メールアドレスの設定をする。
3. パソコン・スマホのOutlook等で、移行先レンタルサーバーのメール設定をする。
4. 移行元レンタルサーバー社から、移行先レンタルサーバー社へドメインの移管手続きを行う。
5. 移行先レンタルサーバー社のDNSへ、ドメインの設定変更する。
6. パソコン・スマホのOutlook等で、移行元で送受信していたメールデータを、移行先メールアカウントにコピーする。
7. 移行元レンタルサーバーを解約する。

まとめ

レンタルサーバーとドメインの契約の切り替えは、PCの台数が多いと、各PCのOutlookの設定変更が必要になるため、少し大変な作業です。

しかし、社員全員が毎日迷惑メールを消す工数、迷惑メールの中に重要なメールが埋もれて見落としてしまうミスなどを考えたら、どこかのタイミングで迷惑メール対策を行った方が、いいのかなと思います。

独自ドメインをご利用の方で、迷惑メール対策強化する際は、個人的にはXSEVER社がオススメです。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

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