オンラインミーティングにお勧めの「ZOOMミーティング」を紹介します。

みなさん、こんにちは。

ITサポートSORAの関口です。

情報化社会となり、通信速度が爆発的に向上したことにより、パソコンでもスマホでも「リアルタイム通信」が可能となりました。

その結果、「ビデオ通話」や「オンライン・ミーティング」を誰もが気軽に利用できるようになりました。

一昔前の「ビデオ・ミーティング」システムは専用回線と専用機械を利用するもので高価なものでしたが、「出張費用」を抑えられるということで導入した企業も多かったです。

しかし、今ではパソコンやスマホがあれば誰でも「ビデオ通話」や「オンライン・ミーティング」ができる時代。

最近では「ホワイトボード」や「プレゼン資料」を共有しながら議論ができるアプリも登場しています。

これからは、「オンライン・ミーティング」や「オンライン・カウンセリング」「オンライン講座」「オンライン診療」などのニーズが増えてくるのではないでしょうか。

そこで、今日は誰もが気軽に使えるオンラインミーティングアプリ「ZOOMミーティング」をご紹介します。

ZOOMミーティングとは?

「ZOOMミーティング」は「Zoom Video Communications社が提供するオンライン・ミーティングアプリで、すべてのOS(Windows,Mac,iPad,iPhone,Android)で利用可能です。

URL:https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

「ZOOMミーティング」の料金プランは、基本・プロ・ビジネス・企業の4種類。

しかも、個人が利用するパーソナルミーティング向けの基本プランは無料。

基本プランでも「1対1」のミーティングは無制限、「グループミーティング」では40分まで無料ですので、個人利用であれば基本プランでも十分使えます。

SkypeにはないZOOMの便利な機能

 

インターネットを介したビデオ通話・オンライン通話で有名なのがSkype(スカイプ)。

Skypeはマイクロソフトに統合され、Windows10の標準アプリとなったので、Skypeを利用されている方も多いと思います。

SkypeもZOOMミーティングも似たようなものに感じると思いますが、アプリの基本コンセプトが違います。

コンセプトは、Skypeが「オンライン通話」なのに対してZOOMが「オンラインミーティング」です。

よって、ZOOMにはオンラインでミーティングができるようにするための便利な機能が備わっています。

ZOOMの代表的な機能をご紹介します。

  • ミーティング参加者のアカウントが不要
  • ホワイトボード機能
  • アプリケーション画面の共有機能
  • リモートサポート機能

ミーティング参加者のアカウントが不要

Skypeでオンライン通話をする場合、発信者・受信者ともにSkypeアカウントを作成し、アカウント名で接続をする必要があります。

しかし、これが以外と面倒でした。

通話相手がコンピューターに詳しくない人の場合、Skypeアカウントを作成するまでが一苦労で、携帯電話でアカウント作成方法を説明することもありました。

しかし、ZOOMミーティングは、参加者(ミーティングを受ける側)のアカウント作成は不要。

参加者は、ミーティング開始時に主催者からメールで送られてくるURLをクリックするだけで、オンラインミーティングに参加することができます。

ホワイトボード機能

ZOOMには、ミーティング主催者側の画面を参加者に共有する機能があります。

その画面共有機能のひとつがホワイトボード機能です。

主催者が「ホワイトボード」を共有すると、参加者の画面にもホワイトボードが表示され、主催者がホワイトボードに書いたものは、リアルタイムで参加者の画面にも表示されます。

この機能により、お互いがひとつのホワイトボードを見ながら、意見を言い合ったりアイディアを広げたりすることができます。

アプリケーション画面の共有機能

ホワイトボード機能以外にもアプリケーション画面の共有機能があります。

主催者側で画面を共有したいアプリケーションを選択すると、参加者側の画面にアプリケーションが全画面で表示されます。

この機能により、主催者側で「マインドマップ」ソフトを共有し、参加者はマインドマップを見ながらアイディアを広げていくといった使い方、パワーポイントで作成した提案資料を説明するといった使い方ができます。

ちなみに、参加者がスマートフォンでもきれいに画面共有ができます。

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リモート制御機能

ZOOMには、参加者のパソコンやスマホの画面を主催者に表示するリモート制御機能が備わっています。

リモート制御機能を使うことにより、参加者のパソコンやスマホの画面を主催者に表示することができます。

参加者がパソコンの場合は、主催者がリモート制御の「要求」をし参加者が「許可」をすれば、参加者のパソコン画面が表示されリモート制御の開始。

参加者がスマホの場合は、参加者が画面共有を「有効」にすることで、主催者の画面にスマホの画面が表示されます。

ちなみに、スマホの場合はスマホ画面が表示されるだけで、主催者が参加者のスマホを操作することはできません。

リモートサポートソフトとして有名な「TeamViewer」と「ZOOMのリモート制御機能」を比較すると「TeamViewer」の方が表示速度と操作性は高いです。

ただ、ZOOMは「リモート制御」機能も無料で使えます。

ZOOMミーティングのはじめかた

それでは、実際にZOOMミーティングのはじめかたをご紹介します。

基本は以下の3ステップです。

  • 事前準備をする
  • ミーティングに招待する
  • ミーティングを開始する

※Windows10での操作方法です。

事前準備をする

まず、ミーティング主催者はZOOMホームページよりアカウント登録を行います。

続いて、参加者に「ZOOMミーティング」アプリのインストールを依頼します。

iPhoene/iPadの場合は以下の手順になります。

iPad/iPhoneをご利用の方

「ZOOMクラウド」アプリのインストール手順

「AppStore」をタップします。

検索欄に「Zoom」と入力の後、表示された「ZOOM Clooud Meetings」をインストールし事前準備は完了です。

ミーティングに招待する

ミーティング開始時刻になったら、主催者は「ZOOMコンソール画面」より「ミーティングを開催」します。

ミーティングが開始されると一意のIDが付与され下図の画面が表示されますので、「他の人を招待」するをクリック。

下図画面が表示されますので、今回は「Gmail」を選択

下図メール画面になるので、参加者のメールアドレスを入力して送信

ミーティングを開始する。

参加者側に下図メールが届きます。参加者はメール内のリンクをクリック


下図画面になりますので「開く」をタップしてください。

次にお名前を入力してください。

下図画面が表示されるので「コンピューターでオーディオに参加」をクリック

オンラインミーティングが開始されます。

ミーティングを終えるときは、画面左下の「ミーティングの終了」をクリックして「ミーティングを退出」で終了です。

まとめ

「ZOOMミーティング」は、今回ご紹介した機能など無料使えるオンラインミーティングアプリです。

「ZOOMミーティング」で「ホワイトボード」や「画面共有機能」が使えるようになったことで、カウンセリング事業で「オンライン・カウンセリング」サービスを開始することができました。

「ZOOMミーティング」を利用することで、日本中へサービスを展開すること、移動時間と交通費を削減すること、その結果、カウンセリング料金を抑えることも可能になりました。

「ZOOMミーティング」をうまく使いこなせれば、新幹線や飛行機に乗り出張する移動時間と出張旅費を削減することができるのではないでしょうか。

ただ、個人的には新幹線や飛行機に乗って出張することが好きだったので、なんでもかんでもオンラインになってしまうのは寂しい限りですが・・・

ここまでお読みいただきありがとうございました。

6.ZOOMミーティングでも使える便利アイテム

実際の会議のように話しあうために

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