Dropbox共有フォルダにアクセスできないときの3つの確認ポイント

みなさん、こんにちは。

ITサポートSORAの関口です。

各種クラウドサービスが普及したことで、気軽にITサービスを利用できるようになりました。

オンラインストレージサービスの「Dropbox」などで、メンバー間でデータを共有されている方も多いのではないでしょうか？

先日、とある企業様より「Dropbox内の共有フォルダで、一部のユーザーが共有できない」とのご相談をいただきました

リモートサポートで調査した結果「DropboxアカウントIDの不一致」でした。

クラウドサービスが増えるほど、このような問題が増えてくると思いますので、「Dropbox共有フォルダにアクセスできないときの3つの確認ポイント」をご紹介します。

Dropboxとは？

Dropboxは、インターネット上のクラウドストレージサービスです。

インターネット上にデータ保存し、複数のデバイスでどこからでもアクセスできること、また、共有フォルダを使ってメンバー間でデータを共有できることがメリット。

Dropboxは、大きく分けて「無料個人アカウント」「有料個人アカウント」「ビジネスアカウント」の3つがあります。

無料個人アカウントの保存容量が「2GB」なのに対し、有料個人アカウントは「2TB」になります。

ビジネスアカウントは、ストレージ容量が増えること、メンバーのアクセス権を細かく設定できるようになります。

Dropboxの共有フォルダ設定方法

メンバー間で、Dropbox共有フォルダを使えるようにするには、共有フォルダに「招待する側」と「招待される側」の設定が必要です。

もちろん、「招待する側」「招待される側」ともにDropboxアカウントを持っていることが前提です。

Dropboxのアカウント作成方法

Dropboxアカウントがない人は、最初にDropboxアカウントを作成します。アカウント作成時に登録したメールアドレスが「DropboxアカウントID」となります。

「招待する側」の共有フォルダの設定方法

共有フォルダに「招待する側」のDropboxアカウントでウェブ版Dropboxにログインします。

管理画面右側にある「新しい共有フォルダ」をクリック

「新規フォルダを作成し共有する」もしくは「既存のフォルダを共有する」を選択して「次へ」

共有フォルダにアクセスさせる（招待する）人の「DropboxアカウントID（メールアドレス）」を登録し、アクセス権（編集可能・閲覧可能）を設定し「共有」

この操作で「招待する側」の設定は完了です。

「招待される側」の共有フォルダ設定方法

「招待される側」が共有フォルダにアクセスできるようにする設定は2通りあります。

メールによる設定方法

「招待する側」が共有フォルダに「招待される側」を登録すると、招待される側のDropboxアカウントIDのメールアドレス宛てに招待メール（リンクメール）が送付されます。

招待メール内にある「フォルダにアクセス」リンクをクリックすると、共有フォルダにアクセスできるようになります。

ウェブによる追加方法

共有フォルダに「招待される側」のDropboxアカウントでウェブ版Dropboxにログインします。

画面右側の「ファイル」→「共有済み」を選択すると「共有フォルダ（追加されていません）」が表示されていますので、右側のメニュー（・・・）から「追加」をクリック

共有フォルダにアクセスできるようになります。

Dropbox共有フォルダにアクセスできないときの3つの確認ポイント

Dropboxは、パソコンやスマホに「Dropboxアプリ」をインストールして使われている人がほとんどだと思います。

しかし、Dropboxは「ウェブ版」が主で「パソコン版・スマホ版アプリ」が従の関係です。

「ウェブ版」で思うようにいかないときは、パソコン側スマホ側でも思うようにいきません。

よって、Dropboxで「共有ができない」などのトラブルが起きたときは、まずは「ウェブ版」を確認するとスムーズです。

Dropbox共有フォルダにアクセスできないときの3つの確認ポイントをご紹介します。

ポイント1：DropboxアカウントID（メールアドレス）が一致しているか？

Dropboxは、DropboxアカウントIDで「共有フォルダ」にアクセスさせるか・さないかを判断しています。

DropboxアカウントIDとは、Dropboxアカウント作成時に登録したメールアドレスです。

よって、「招待する側」が「共有フォルダ」に登録したアカウントID（メールアドレス）と、招待される側がアカウントID（メールアドレス）が一致しないと共有することはできません。

近年、用途に応じてメールアドレスを使い分けるようになっています。

その場合、「招待する側」が想定していたメールアドレスと、「招待される側」がDropboxに登録しているメールアドレスが異なることがあります。

「招待する側」は、共有フォルダに”abx@xyz.com”で登録しても、「招待される側」が”info@xyz.com”でDropboxにログインしていれば、共有フォルダにアクセスすることができません。

「招待する側」と「招待される側」がDropboxを正しく設定しているのに「共有フォルダ」にアクセスできない場合は、アカウントIDの不一致を疑ってください。

今回のお客様のトラブルはアカウントIDの不一致でした。

ポイント2：「招待される側」で共有フォルダを追加しているか？

「招待される側」が「共有フォルダ」にアクセスできるようにするには、最初に「共有フォルダ」を追加する必要があります。

「共有フォルダ」を追加方法は、メールによる追加方法、ウェブによる追加方法の2通りがあります。設定方法は上記「「招待される側」の共有フォルダ設定方法」をご確認ください。

ポイント3：アプリ側の同期設定が正しくされているか？

ポイント1とポイント2が正しく設定されていれば、Dropboxウェブ版から共有フォルダにアクセスできると思います。

ただ、Dropboxは、パソコンやスマホに「Dropboxアプリ」をインストールして使われている人がほとんどで、パソコン側Dropboxフォルダに「共有フォルダ」が表示されないため、「共有フォルダにアクセスできない」ことが想定されます。

もし、パソコン版Dropboxで「共有フォルダ」にアクセスできないときは、まずはウェブ版Dropboxにログインし「共有フォルダ」が表示されていることを確認してください。

「共有フォルダ」がウェブ版に表示されているのに、パソコン側に表示されない場合は、Dropboxアプリの「選択型同期」設定から「共有フォルダ」にチェックをつけてください。

「選択型同期」の設定方法は、Windowsの場合、タスクバーからDropboxのアイコンを右クリック。表示されたメニューから「基本設定」を右クリック

Dropboxの基本設定から「同期」タブ→「選択型同期」の順でクリックしてください。

まとめ

オンラインサービスが普及したことにより、誰でも気軽にサービスが利用できるようになりました。

オンラインサービスは、誰もが簡単に使えるように設計されていますが、簡単に使える分だけ、いざトラブルが発生すると、どうしていいかわからなくなります。

これからのITシステムはリモート・クラウド化されリモートワークが増える一方、会社の情報システム要員は削減され、トラブルが起きたときの問題解決は高度化します。

リモートワークの大前提は、ネットワークシステムが正しく稼働し、ユーザーが正しく使えることです。

ITサポートSORAでは、企業様向けにもITサポートを行っておりますので、「困った」ときはお気軽にお問い合わせください。