OutlookとOneDrive自動バックアップの問題を改善する方法

2020年12月5日2023年12月20日

みなさん、こんにちは。

埼玉県ふじみ野市のIT・パソコンサポートSORAの関口です。

先日、Windows10の大型アップデート20H2機能更新プログラムがリリースされ、順次適用されています。

Windows10の大型アップデートでは、知らない間に機能追加や仕様変更などが行われ、それが問題を引き越すことがあります。

先日、複数台のパソコンのOutlook設定サポートを行ったところ、OutlookのPSTファイルがOneDriveの自動バックアップ対象になっており、そのまま設定するとOutlookで問題が起こることに気づきました。

今回は「OutlookとOneDrive自動バックアップの問題を改善する方法」について書いていきます。

OneDriveバックアップの仕組み

OneDriveとは？

OneDriveとは、Windows10標準のクラウドサービスの名称。

マイクロソフトアカウントでWindows10にログオンし、OneDriveフォルダにデータを保存するとインターネット上のクラウドにも自動的に保存される仕組み。

OneDriveには無料版と有料版があり、無料版は保存容量が5GB、Offceのサブスクリプションライセンス「Microsoft 365 Personarl」などの有料版の保存容量は1000GBとなる。

複数台のパソコンで使うとOneDrive内のデータは自動同期されるため便利。

例えば、自宅・事務所のメインパソコンと外出用のサブパソコンにOneDriveにデータを保存ておけば、外出先でもOneDrive上のファイルにアクセスできるようになる。

OneDriveバックアップ機能とは

OneDriveバックアップ機能は、パソコン内の「デスクトップ」・「ドキュメント」・「写真」フォルダのデータが自動的に同期される機能。

以前のOneDriveでは、OneDrive内に保存したフォルダ・データのみがクラウドと同期される仕組だったが、最近はバックアップ機能として3つのフォルダが自動同期されるようになっている。

バックアップ機能を有効にしておくことで、パソコンのハードディスクが故障したときにOneDriveから3つのフォルダのデータが復旧できるメリットがある。

しかし、このバックアップ機能はパソコンの内のデータをアップロードするのではなく、フォルダを同期する仕様のため、正しく設定をしないと問題が発生する。

例えば、メインパソコンの写真フォルダに大容量のデータが保存されていて、それがOneDrive上にバックアップされるとOneDriveの容量を圧迫し容量オーバーになる可能性がある。

また、サブパソコンを利用している場合、意図しないデータがサブパソコンに同期されてしまい、アプリエラーにつながる可能性がある。

今回ご紹介する「OutlookとOneDrive自動バックアップの問題」もそのひとつ。

OutlookとOneDrive自動バックアップの問題

Outlookのデータ保存先

まず、Outlookとはマイクロソフトのメールソフトで、多くの人が利用している。

OutlookのデータはOutlookに登録されているアカウント（メールアドレス）毎にPSTファイルで管理される。

PSTファイルの保存先は”IMAPアカウント”と”POPアカウント”で異なり、POPアカウントのPSTファイルの標準保存先は以下の場所となる。

C:/Users/user name/ドキュメント/Outlookファイル

OutlookとOneDrive自動バックアップの問題点

ここまでの話を整理すると、以下のとおり。

OneDrive自動バックアップは「ドキュメントフォルダが自動バックアップ」される
OutlookのPOPアカウントのPSTファイルは「ドキュメントフォルダ内に保存」される

OneDriveとOutlookを標準設定のまま使うと、OutlookのPSTファイルがバックアップ対象となり、以下3つの問題が発生する。

問題1　頻繁に同期が発生する

Outlookの仕様ではメール1件の送受信をすればPSTファイルが上書きされる。

OneDriveの仕様ではデータが上書きされれば自動的に同期される。

OutlookのPSTファイルは随時更新されるため、頻繁にOneDriveとの同期が発生する。

また、OneDriveの容量がいっぱいになると、OneDrive上にデータが書き込めなくなるため、Outlookが使えなくなる。

問題2　同期に時間がかかる

Outlookは長く使うとメールデータ容量が増えてPSTファイル容量も大きくなる。その結果、OneDriveの同期に時間がかかるようになる。

例えば、Outlookファイルが1GBのデータ量で、その状態でメールを1件でも受信するとPSTファイルが更新され、都度1GBのデータをOneDriveと同期することになる。

問題3　複数台で使うとデータ不整合が発生する

OneDriveのバックアップ機能の実際はフォルダ内のデータを同期するだけのもの。

複数台のパソコンでOutlookとOneDriveを使うと”/ドキュメント/Outlook ファイル/内のPSTファイルが同期されてしまいOutlookのデータ不整合が発生する

例えば、メインパソコンでOutlookを開いて次にサブパソコンでOutlookを開くと、異なるPCでひとつのPSTファイルを開くことになり、データの整合性が保てなくなる。

下記のエラーは、異なるPCでひとつのPSTファイルを開いたことにより、片方のPCのPSTファイルがリネームされ「MicrosoftOutlookを起動できません。Outlookウィンドウを開けません」と表示されるようになった。

本来、PSTファイルを異なるPC間で共有して使うことは推奨されていない。にもかかわらず、異なるPCのPSTファイルがOneDriveで同期されてしまうことが、問題の本質となる。

2021年4月15日　追記

OneDriveの仕様変更により、ドキュメント内のOutlookのPSTファイルは同期対象外になりました。

“[ドキュメント]、[画像]、[デスクトップ] フォルダーを OneDrive でバックアップする”より引用

ドキュメント内にPSTファイルがある状態でOneDriveのバックアップ機能を有効にすると同期エラーとなるようになりました。

OutlookをPOPアカウントで使用して、OneDriveのバックアップ機能を有効にしたい場合は、以下の手順でPSTファイルを別のフォルダに移動する必要があります。

OutlookとOneDrive自動バックアップを改善する方法

この問題を解消するには、OneDriveの自動バックアップからOutlookのPSTファイルを除外すること。

PSTファイルを除外するには以下2つの方法がある。

OneDriveの同期設定からOutlookファイルを外す

OneDriveの管理メニューから”/ドキュメント/Outlook ファイル”を同期対象外にすると「ローカルのOneDriveからフォルダにアクセスできなくなる」とのご指摘をいただき、検証したところ同現象を確認しました。OneDriveの管理メニューから”/ドキュメント/Outlook ファイル”を同期対象外にするのではなく、PSTファイルを別フォルダに保存する方法をオススメします。