OutlookとOneDrive自動バックアップの問題を改善する方法

みなさん、こんにちは。

埼玉県ふじみ野市のIT・パソコンサポートSORAの関口です。

先日、Windows10の大型アップデート20H2機能更新プログラムがリリースされ、順次適用されています。

Windows10の大型アップデートでは、知らない間に機能追加や仕様変更などが行われ、それが問題を引き越すことがあります。

先日、複数台のパソコンのOutlook設定サポートを行ったところ、OutlookのPSTファイルがOneDriveの自動バックアップ対象になっており、そのまま設定するとOutlookで問題が起こることに気づきました。

今回は「OutlookとOneDrive自動バックアップの問題を改善する方法」について書いていきます。

OneDriveバックアップの仕組み

OneDriveとは?

OneDriveの仕組み

OneDriveとは、Windows10標準のクラウドサービスの名称。

マイクロソフトアカウントでWindows10にログオンし、OneDriveフォルダにデータを保存するとインターネット上のクラウドにも自動的に保存される仕組み。

OneDriveには無料版と有料版があり、無料版は保存容量が5GB、Offceのサブスクリプションライセンス「Microsoft 365 Personarl」などの有料版の保存容量は1000GBとなる。

複数台のパソコンで使うとOneDrive内のデータは自動同期されるため便利。

例えば、自宅・事務所のメインパソコンと外出用のサブパソコンにOneDriveにデータを保存ておけば、外出先でもOneDrive上のファイルにアクセスできるようになる。

OneDriveバックアップ機能とは

OneDriveのバックアップ

OneDriveバックアップ機能は、パソコン内の「デスクトップ」・「ドキュメント」・「写真」フォルダのデータが自動的に同期される機能。

以前のOneDriveでは、OneDrive内に保存したフォルダ・データのみがクラウドと同期される仕組だったが、最近はバックアップ機能として3つのフォルダが自動同期されるようになっている。

バックアップ機能を有効にしておくことで、パソコンのハードディスクが故障したときにOneDriveから3つのフォルダのデータが復旧できるメリットがある。

OneDriveのバックアップ

しかし、このバックアップ機能はパソコンの内のデータをアップロードするのではなく、フォルダを同期する仕様のため、正しく設定をしないと問題が発生する。

例えば、メインパソコンの写真フォルダに大容量のデータが保存されていて、それがOneDrive上にバックアップされるとOneDriveの容量を圧迫し容量オーバーになる可能性がある。

また、サブパソコンを利用している場合、意図しないデータがサブパソコンに同期されてしまい、アプリエラーにつながる可能性がある。

今回ご紹介する「OutlookとOneDrive自動バックアップの問題」もそのひとつ。


リモートサポート

OutlookとOneDrive自動バックアップの問題

OneDriveとOutlookの問題点

Outlookのデータ保存先

まず、Outlookとはマイクロソフトのメールソフトで、多くの人が利用している。

OutlookのデータはOutlookに登録されているアカウント(メールアドレス)毎にPSTファイルで管理される。

PSTファイルの保存先は”IMAPアカウント”と”POPアカウント”で異なり、POPアカウントのPSTファイルの標準保存先は以下の場所となる。

C:/Users/user name/ドキュメント/Outlookファイル

PSTファイルの保存場所

OutlookとOneDrive自動バックアップの問題点

ここまでの話を整理すると、以下のとおり。

  • OneDrive自動バックアップは「ドキュメントフォルダが自動バックアップ」される
  • OutlookのPOPアカウントのPSTファイルは「ドキュメントフォルダ内に保存」される

OneDriveとOutlookを標準設定のまま使うと、OutlookのPSTファイルがバックアップ対象となり、以下3つの問題が発生する。

問題1 頻繁に同期が発生する

Outlookの仕様ではメール1件の送受信をすればPSTファイルが上書きされる。

OneDriveの仕様ではデータが上書きされれば自動的に同期される。

OutlookのPSTファイルは随時更新されるため、頻繁にOneDriveとの同期が発生する。

また、OneDriveの容量がいっぱいになると、OneDrive上にデータが書き込めなくなるため、Outlookが使えなくなる。

問題2 同期に時間がかかる

Outlookは長く使うとメールデータ容量が増えてPSTファイル容量も大きくなる。その結果、OneDriveの同期に時間がかかるようになる。

例えば、Outlookファイルが1GBのデータ量で、その状態でメールを1件でも受信するとPSTファイルが更新され、都度1GBのデータをOneDriveと同期することになる。

問題3 複数台で使うとデータ不整合が発生する

OneDriveのバックアップ機能の実際はフォルダ内のデータを同期するだけのもの。

複数台のパソコンでOutlookとOneDriveを使うと”/ドキュメント/Outlook ファイル/内のPSTファイルが同期されてしまいOutlookのデータ不整合が発生する

PSTファイルの同期エラー

例えば、メインパソコンでOutlookを開いて次にサブパソコンでOutlookを開くと、異なるPCでひとつのPSTファイルを開くことになり、データの整合性が保てなくなる。

下記のエラーは、異なるPCでひとつのPSTファイルを開いたことにより、片方のPCのPSTファイルがリネームされ「MicrosoftOutlookを起動できません。Outlookウィンドウを開けません」と表示されるようになった。

 

PSTファイルエラー

 

本来、PSTファイルを異なるPC間で共有して使うことは推奨されていない。にもかかわらず、異なるPCのPSTファイルがOneDriveで同期されてしまうことが、問題の本質となる。

心理カウンセリング空

OutlookとOneDrive自動バックアップを改善する方法

この問題を解消するには、OneDriveの自動バックアップからOutlookのPSTファイルを除外すること。

PSTファイルを除外するには以下2つの方法がある。

OneDriveの同期設定からOutlookファイルを外す

OneDriveの管理メニューから”/ドキュメント/Outlook ファイル”を同期対象外にすると「ローカルのOneDriveからフォルダにアクセスできなくなる」とのご指摘をいただき、検証したところ同現象を確認しました。OneDriveの管理メニューから”/ドキュメント/Outlook ファイル”を同期対象外にするのではなく、PSTファイルを別フォルダに保存する方法をオススメします。

 

OutlookのPSTファイルを別の場所に保存する。

OutlookのPSTファイルの保存先をドキュメント以外に変更する。

設定方法は以下のとおり。

この設定変更はOutlookが使えなくなるリスクが伴います。ご自身の判断と責任において設定変更をしてください。

Outlookを立ち上げ「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウント設定」をクリック

Outlookの設定変更

「データファイル」タブからPSTファイルの保存先を確認し「ファイルの場所を開く」をクリック

Outlookの設定変更

Outlookの設定変更

Outlookを閉じる。エクスプローラを1階層上げて「Outlookファイル」のフォルダをコピーする

Outlookの設定変更

OneDriveバックアップの対象外の場所に「Outlookファイル」フォルダを貼り付ける

Outlookの設定変更

再びOutlookを立ち上げて、「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウント設定」をクリック

Outlookの設定変更

「メール」→「フォルダーの変更」をクリック

Outlookの設定変更

「新しいOutlookデータファイル」をクリック

Outlookの設定変更

先ほど貼り付けた「Outlookファイル」フォルダの中から、該当PSTファイルを選択

Outlookの設定変更

「データファイル」タブでファイルパスが変わったことを確認し、上記で選択したPSTファイルを「既定に設定」をクリック

Outlookの設定変更

1度メールの送受信を行いエラーが発生しないことを確認し、Outlookを1度閉じる

再度Outlookを立ち上げて「データファイル」タブから「古いPSTファイル」を削除

Outlookの設定変更

上記をOutlookに設定されているPOPメールアカウント分を繰り返す。

最後にOneDrive/ドキュメント/Outlookファイル フォルダを削除する。Outlookの設定変更

 

まとめ

Windows10は定期的にバージョンアップをしていますが、そのたびに仕様が変更になっていたり、初期設定が変わっていたります。

その結果、予期しないトラブルが発生し、バージョンアップの度にトラブル解決に無駄な時間を投資する羽目になります。

多くの人がWindows10に求めるのは安定して使える静かなるOSです。

OneDriveのクラウドや自動バックアップなどの機能は標準機能にするのではなく、オプションとして使えるようにし意図的に動かすようにしておかないと、利用者の知らないところで勝手にクラウドにデータが保存されたり自動的に同期が行われ、問題を引き起こすことになります。

今回ご紹介したOutlookとOneDriveの問題は、Outlookを長く使いPSTファイルが肥大化したときに「Outlookが使えない」問題として表面化してくると思います。

そうなる前に、OutlookのPSTファイルをOneDriveの自動同期から外して置くことをオススメします。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

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