「受信メールが届かなかったり消えたりする」トラブルサポート

みなさん、こんにちは。

ITサポートSORAの関口です。

先日、埼玉県川越市のお客様から「会社で使用しているメールで、受信メールが届かなかったり消えたりすることがあるので、調査して欲しい」とのご依頼をいただきました

お客様事務所に訪問し、原因を調査した結果、GmailのPOP設定により、会社の受信メールが届かなかったり消えたりしていました。

これまでにもGmailの設定ミスによるメールトラブルのお問い合わせをいただいております。

今日は「受信メールが届かなかったり消えたりする」トラブルサポートについて書いていきます。

メールを受信する仕組み

トラブル事例紹介の前に、まずはメールが受信する仕組みについて解説します。

最初に、自分宛てに届いたメール（例：abcd@hogehoge.com)は、インターネット上のメールサーバのフォルダに保存されます。

次に、メールソフトを起動して「メールの受信」をすると、メールソフトがPOP方式かIMAP方式でメールサーバのフォルダにアクセスし、フォルダ内のメールデータをパソコンに受信します。

メールの受信方式にはPOP方式とIMAP方式があり主な違いは以下のとおり

POP方式

POP方式は、メールフォルダ内のメールデータそのものを受信します。

受信したメールデータはメールサーバから自動的に削除されます。（メールサーバがメールデータで圧迫されないようにするため）

Outlookの初期設定ではメールを受信してから14日後にメールサーバから自動的に削除されます。

POP方式の場合、メールソフト内に過去の受信データが溜まる一方で、メールサーバ内には近々のメールデータしか残らないのが特徴です。

IMAP方式

IMAP方式は、メールフォルダ内のメールデータをそのまま表示します。メールフォルダとメールソフトが同期しているようなイメージです。

メールソフト上でメールを削除すると、メールサーバのメールフォルダからもメールが削除されます。

パソコンやスマホなど、複数のデバイスで1つのメールアドレスを管理する際に使いやすいのが特徴ですが、受信メールを定期的に削除しないと、メールサーバがメールデータ圧迫されます。

受信メールが届かなかったり消えたりする」トラブルサポート

お客様のメールが受信できないトラブルを調査した結果、GmailのPOP設定ミスが原因でした。

お客様は、会社宛に届いたメールをタブレットやスマホでも受信できるようにするため、GmailのPOP設定を行い、Gmailで会社のメールを受信できるように設定されていました。

しかし、GmailのPOP設定は初期設定が「受信したメールを削除する設定」のため、GmailがPOPで会社のメールデータを受信するとメールサーバからメールが消える仕様（取得したメッセージのコピーをサーバに残さない設定）です。しかも、GmailのPOPは不定期に動きます。

パソコンのOutlookでメールが届かなかったり消えたりする現象は、Outlookでメールを受信する前にGmailがメールを受信して、メールフォルダよりメールを削除していたことが原因でした。

GmailでのPOP設定を削除し、タブレットやスマホのメールアプリで会社のメールをPOP受信（メールは削除しない）設定にしました。

まとめ

お客様は、外出先でスマホやタブレットでも会社メールが見られるようにするために「ネットの情報を参考にしてGmailでPOPの設定をした」とのことでした。

メールを受信する設定は、様々方法がありネットでも紹介されていますが、目的を明確にしたうえで正しく設定をしないと、今回のようなトラブルが起きてしまいますので注意が必要です。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

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