01_Microsoft365やGoogle Workspaceを検討するとき

みなさん、こんにちは。

埼玉県ふじみ野市のITサポートSORAの関口です。

最近、Microsoft365やGoogle Workspaceなど、グループウェアに関するご相談をいただいています。

「Microsoft365やGoogle Workspaceは便利そう」と感じても、会社のメールはどうなるのか？現在のホームページはどうすればいいのか？どうやって社内に展開すればいいのか？など、さまざまな疑問や問題があり、導入に踏み切れない状況もあると思います。

そこで、このブログではGoogle Workspaceの導入の流れや設定方法などをご紹介します。

ThinkMind社の状況

ThinkMind社は社員数4名の小さな会社です。

社長と社員は、IT・デジタル関連に詳しくありません。

各社員にはノートパソコンとスマホが1台ずつ支給されています。

レンタルサーバーはXSERVER社と契約し、独自ドメイン（think-maind.net）でホームページとメールアドレスを運用しています。

think-mind.netドメインメールの送受信はOutlookをPOP/SMTPで使用しています。

会社のデータは社内のNASサーバーで共有しています。

社内スタッフのスケジュール管理はオフィス内のホワイトボードカレンダーを使用し、社内連絡は個人のLINEを使っています。

ThinkMind社は以下の業務課題があります。

ThinkMind社の業務課題

• リモートワークができない（Web会議や社内データにアクセスできない）
• メールがパソコンでしか見られない（スマホで使えない）
• 迷惑メールが多い
• 社内データに社外からアクセスできない
• 会社と社員の予定が事務所に行かないと分からない
• 業務コミュニケーションを個人のLINEで行っている

ThinkMind社の改善要望事項

• 社外からも社内データにアクセスできるようにしたい
• パソコンやスマホで会社のメールを送受信したい（PCとスマホを常に同期しておきたい）
• パソコンやスマホでスケジュールを共有したい
• 迷惑メール対策を行いたい
• 個人LINEを業務Chatアプリに変更したい
• ビデオ通話を使えるようにし在宅ワークも可能にしたい

グループウェアの検討選定

これらを実現させる主な選択肢として、以下のグループウェアを候補に挙げました。

• Microsoft365
• Google Workspace
• サイボウズOffice
• desknets NEO

しかし、サイボウズOfficeやdesknets NEOでは、基本プランでは1人あたりのデータ容量が少なく、社内NASを移行する要件を満たせないため、選択肢から外れました。

最終的に選択肢は以下の2つに絞られました。

• Microsoft365
• Google Workspace

Microsoft365とGoogle Workspaceの比較・決定

Microsoft365とGoogle Workspaceの主な違いを一覧表にまとめました。

費用面・WindowsとOfficeなどの機能面を総合的に考えるとMicrosoft365の方が優位です。

しかし、実際にMicrosoft365とGoogle Workspaceを試してみたところ、Microsoft365は管理画面や各アプリの設定項目が複雑で、OneDriveとSharePointの違いがわかりづらいなど、ITに詳しくないとMicrosoft365の運用が難しいと感じました。

一方で、Google Workspaceはシンプルな設定画面とアプリで、ITに詳しくない人でもすぐに使えそうです。また、社員の多くが個人でGmailやGoogleカレンダーを既に使用しています。

そこで、「自社でグループウェアを運用していくためにはシンプルで使いやすいものがいい」ということを最優先事項として、ThinkMind社ではGoogle Workspaceの導入を決めました。

続いて、Google Workspaceのどのプランを契約するかの検討です。

次回へ続く。

まとめ

私自身、中小企業へMicrosoft365とGoogle Workspaceの導入支援を行いますが、WindowsやMicrosoft Officeとの連携を考えると、Microsoft365の方が優れていると思います。

しかし、Microsoft365の機能や設定項目が専門的で、ITに詳しくないと導入・運用が難しいと感じます。

一方、Google Workspaceは、いつものGoogleの感覚で初期設定ができて、いつものアプリを使う感覚でメールやカレンダーを使えるため、導入・運用面は優れていると思います。

Microsoft365・Google Workspace・サイボウズOffce・desknetsなど、様々なグループウェアがありますが、どれが一番いいかは、今後どのように社内業務を進めていくかによります。

グループウェアの導入や業務のデジタル化（DX）が目的ではなく、業務効率化が目的です。これを見誤ると、後々面倒なことが起こる可能性があります。

まずは、自社の課題と、その課題をどのようにすれば業務効率や共有化できるかを最初に考えることで、自ずと最適なサービスが絞られてくると思います。

ここまでお読みいただきありがとうございました。