ストレスフリーの仕事術。今年はGTDで仕事を効率化を図ろう。




あけましておめでとうございます。埼玉県ふじみ野市で、ITサポートを行っているSORAの関口です。本年もよろしくお願いいたします。

さて、本年最初の記事になりますが、今回はGTD(Getting Things Done)というワークフローについて書いていきます。

以前の記事でも書きましたが、情報化社会の現代は、多くの物事がインターネットにつながり、大変便利に生活できるようになりました。しかし、その反面に様々な情報に追われるストレス社会であることも、情報化社会の特徴だと思います。

今年はIoT(Internet of Things)が進み、私達が扱う情報量が更に増えていくと思います。その膨大な情報のなかで、情報に追われることなく、ストレスフリーで自分が【今やるべき事に集中する】ために、GTDは大変有効なワークフローです。今回は、GTDが必要になる背景とGTDの目的、GTDワークフローと実践方法についてご紹介します。

1    目次

2    情報化社会でGTDが必要になる理由

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highway / henrikschnabel

世界中に光ファイバーが張り巡らされ、無線通信技術が発展してきました。そのおかげで、私達はスマホを片手に、いつでも・どこでも・誰とでも、リアルタイムで情報を入手し、コミュニケーションを交わせるようになりました。これからはIoT(Internet of Things)化が進み、すべての物がインターネットにつながり、私達が扱うべき情報量が更に増えていきます。

現在のスマホが、1秒間に伝送できるデータ通信量は理論上で最大375Mbps。しかし、その情報を扱う人間の脳が集中して処理できる情報量が、1秒間に126bpsと言われている。現代は、人間が集中して処理できる情報量よりも、スマホが伝送できる通信量の方が上回っている時代。通信技術が向上したおかげで、私達の生活は大変便利になりましたが、逆に情報に追われたり、一方的に送られてくるコミュニケーションにストレスを抱えたり、スマホ依存などがうまれたりしているのも、扱う情報量の多さに、人間の思考がついていけなくなったからではないでしょうか。

これからの情報化社会では、様々な情報が溢れ出る。その社会のなかで、私達は、情報に追われることなく、思考と心をクリアな状態に保ちながら、ストレスフリーの状態で【自分が今やるべきことに集中する】能力が求められてきます。そのためのワークフローとして、GTDが大変有効なツールになると、私は考えています。

3    GTDの目的

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GTD(Getting Things Done)とは、デビット・アラン氏が提唱したワークフローのひとつ。いろいろな情報や出来事が湯水のごとく溢れでる現代社会において、自分の”気にかかること”や”やるべきこと”を効率よく整理し、思考をクリアにしながら、いま目の前のことに集中できるようにすること。

みなさんは、趣味や楽しい事をしているとき、時間を忘れひとつのことに没頭した経験はありませんか?この状態を「フロー状態」といい、ひとつのことに意識が集中された状態です。人はフロー状態に入ると、時を忘れ、脳が活性化し、高いパフォーマンスを発揮します。

人間の脳はひとつのことしか処理できません。よって、頭の中で、あれもこれも気にかけている状態では、脳にストレスがかかり、フロー状態に入れません。

GTDの目的は、”気にかかること”や”やるべきこと”をワークフローに沿って整理することで、思考をクリアにし、いま目の前のことに集中するフロー状態を作りだすことです。このGTDの目的を見失うと、GTDのやり方やツールばかりが気にかかり、真の効果を実感できません。

4    GTDのワークフロー

GTDーWORKFLOW

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GTDの最大の特徴は、”気になる事”と”やるべき事”を『INBOX』にいれ、そこから、処理6までのワーフクローをとおすことにより、自分がいまやるべきことを明確にしていくことです。以下、『INBOX』から処理6までをご紹介します。

4.1    INBOX(気になることリスト)

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GTDを最初にはじめるにはひとつの儀式があります。それは、頭の中・心の中にある、気になること・やるべきこと・やりたいことを【すべて紙に書き出す】こと。

まずは、できるかどうか?いつできるのか?など、現実的な判断をせずに、頭の中に詰まっているもの、心の中でモヤモヤしているものを、思うままにすべて紙に書き出す。次に、書き出された言葉の語尾を「〇〇〇する。」・「〇〇〇したい」に変換をしてリスト化していく。例えば、ホームページという言葉を書き出したなら、「ホームページを作成する」・「ホームページを作成したい」と語尾を付け加え、リスト化します。

また、GTDの運用をはじめた後は、頭に思いついたことは、とりあえずINBOXに書き出し、同じように「する。」・「したい」に変換してリスト化していくことを習慣化します。

頭の中に詰まっていたもの、心の中でモヤモヤしていたものを、INBOX上でリスト化することで、思考はクリアになっていく。そして、思考がクリアになった状態で、次の処理1へとすすむ。

4.2    処理1(いま自分が行動を起こすべきか?)

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INBOXにリストができたら、リストに書かれた物事について【いまの自分が行動を起こすべきか?】を問いかける。

その答えとして【いま行動を起こすべき物事】は、タスク(やるべき行動)として次の処理2へすすめる。今の自分が行動を起こす物事でないものは、次の以下の3つに分類する。

・いつかやる・たぶんやるリスト
将来のビジョン、まだ具体的でない物事、どうしていいか分からない物事については、『いつかやる・たぶんやるリスト』に追加する。。

・参照フォルダ
まだ、具体的なタスクではないけれど、今後必要になりそうな情報やアイディアを『参照フォルダ』に保存する。
『参照フォルダ』は、キーワード検索でいつでも参照できる状態にすることが望ましい。なぜならば、そうすることで【この考えや思いを安心して手放すことができる】から。

・ゴミ箱

なんとなく頭の中に詰まっていた、心の中で気になっていた、けれど具体的にどうしていいか解らない物事が意外に多いもの。
特に、【自分自身ではコントロールできないこと】については、思い切って『ゴミ箱』に捨てる。例えば、「大震災から逃れる」のようなことは、自分ではコントロールできないことなので、それは『ゴミ箱』へ廃棄して忘れるか、自分自身がコントロールできるレベルまで考え、INBOXに入れるようにする。

4.3    処理2(次にとる行動はひとつか?)

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ここでは、処理1から流れてきたタスクを、具体化・細分化(プロジェクト化)する。

人間が考える物事の多くは、漠然とした考えであったり、思いであったりするので、処理2では【その物事を現実にするためには、どんな手順が必要か?】を問いかける。

手順が必要なタスク、例えば「ホームページを作り公開したい」というタスクであれば、「ホームページを公開するには、どんな手順が必要か?」を考える。すると、「ホームページを公開したい」という一言のなかに、サイト設計→画像データ準備→・文章作成→システム環境準備→公開と、様々のタスクが洗い出される。それら洗い出されたタスクを具体化・細分化し、『プロジェクトリスト』として書き出していく。逆に手順がない簡単なタスクであれば、そのまま処理3へすすめる。

タスクをプロジェクト化するときの注意点として、 1つのタスクの作業時間を、10分~1時間以内になるまで、タスクを具体化・細分化すること。なぜならば、ひとつのタスクのボリュームが小さければ小さいほど、人は行動しやすくなるから。

4.4    処理3(10分以内でできるか?)

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処理3に該当するタスクは、手順がない簡単なタスクか、細分化・具体化され1時間以内でできるタスク。このタスクの中から【自分が10分以内でできるもの】を『すぐに実行する』。10分以上要するタスクは処理4へすすめる。

GTDの本では 「2分以内でできるタスク」と記載されているが、私は10分の作業時間を目安に考えています。ここは人それぞれの状況によって変わるので、”自分がストレスがない時間”に変えれば大丈夫。

4.5    処理4(自分でやるべきことか?)

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処理4では、タスクを見て、【人に依頼できるタスクか?】を考える。

例えば、『ホームページ用の画像を作る』タスクであれば、自分で行ったら1時間以上かかるが、知人にお願いしたら10分でできてしまうようなタスクであれば、その人に依頼した方が効率的。そのような場合は、その人にタスクを依頼し、依頼したタスクの進捗を『連絡待ちリスト』で管理する。

ただし、依頼するときに、なんでもかんでも他人に依頼をするのではなく、自分が将来できるようになりたいことについては、時間を投資する必要もある。その場合は、「画像加工方法を学ぶ」タスクとして、『INBOX』もしくは『いつかやるリスト』に入れておく。

4.6    処理5(いつやるべきか?)

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タスクの中には、あるタイミングで行うべきものがある。そういうタスクは【実行するべき予定タスク】として、『スケジュール帳』に予定として記載し、そのタイミングで必ず実行する。

ここでは、日々の”スケジュール”とGTDの”やるべき事”が1つの紙面で管理されていることが望ましい。

4.7    処理6(次にとる行動リスト)

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処理6まで残ったタスクは、【近々に自分でやるべきことだけど、いつ行うべきか?】が決まっていないタスク。それらのタスクは、『次にとる行動』リストとして管理する。

この時、リストを見て、具体的な次の行動が曖昧であったり、ボリュームが大きすぎたりするタスクは、再度INBOXに入れて見直す。

また、この『次にとる行動』リストは1週間~1ヶ月で行いきれるボリュームが望ましい。なぜならば、このリストがタスクで肥大化していると、やるべきことに忙殺されGTDのやる気を失うから。

5    GTDを動かすレビュー

頭に詰まっていたもの、心の中でもやもやしていたものをすべて書き出し、上記のGTDフローに沿って処理することによって、自分がやるべきことが明確になり、思考がスッキリとクリアになる。しかし、ここで満足をしてはならない。なぜならば、GTDは、日々GTDを循環させてこそ本領を発揮するから。

GTDの本領を発揮させるためには、定期的なレビューを行うことであり、レビューを行うための時間をしっかりと確保することが大切。私は以下4つのレビューを定期的に行っています。

5.1    月次レビュー

毎月月初に行うレビュー。『いつかやる/たぶんやるリスト』を見なおし、そのリストのなかで、実行したいタスクがあれば、タスクを具体化・細分化し、新しい『プロジェクトリスト』として登録する。

また、自分の頭と心の中で懸案事項がないかを確認し、あれば『INBOX』に入れておく。

5.2    週次レビュー

毎週月曜日に行うレビュー。『プロジェクトリスト』と『次にとる行動リスト』から、今週行うべきタスクをピックアップし、タスクの締め切りを今週中設定する。

また、自分の頭と心の中で懸案事項がないかを確認し、あれば『INBOX』に入れる。

5.3    日時レビュー

毎朝行うレビュー。『INBOX』の整理と、『プロジェクトリスト』・『次にとる行動リスト』・『今週中のタスク』から、今日行うべきタスクをピックアップし実行する。

5.4    目標のレビュー

新『プロジェクトリスト』を登録するときに行うレビュー。このプロジェクトを行うことで、どの目標を達成できるのか?、どんな結果を得られるのか?を明確にするレビュー。プロジェクトの得られる結果を明確にすることで、より具体的にタスクが洗い出せること、自分の行動のブレを抑えることができる。

6    アプリを活用したGTDの実践

ここまで、GTDの目的とワークフローについて書いてきました。ここからは、GTDワークフローを実際の日常の中で、どのように行っていけばいいのかを、私の実践を例としてご紹介します。

6.1    GTDは手書きで行うのか?それともアプリで行うのか?

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GTDをはじめるときに、最初に考えることが、GTDを手書き(アナログ)で行うのか?それともアプリ(デジタル)で行うかの検討から。

私は、GTDをはじめたとき手帳と付箋紙を使用しました。付箋紙1枚に1タスクを書き出し手帳に貼る方法でした。しかし、手帳と付箋紙の組み合わせは、手帳が付箋紙だらけになり、使い辛かったことと、終わったタスクは、付箋紙を剥がしてしまうため、タスクを振り返ることができず、使い勝手がとても悪かったです。

ちょうどその頃、スマホのGTDアプリも普及してきたため、アプリによるGTDへ変更。現在では、Todoistをメインとし、用途に応じてて各アプリを使い分けながらGTDを実践しています。以下、私のGTDアプリの活用方法をご紹介します。

6.2    GTDワークフローの全体管理

ワークフロー全体の管理はGTD/To-Doアプリケーションで管理。色々なGTD/To-Doアプリがあるなかで、私はTodoistを使用しています。

Todoistの特徴は、WindowsやAndroidなどすべてのプラットフォームで利用できること、GTDの基本的な考え+アウトラインでタスクを直感的に管理できること。Todoistの使い方は、後日Blogでご紹介します。

6.3    INBOX

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INBOXは、TodoistのINBOXとGoogle Keepの2種類のアプリを使用。

Google Keepの特徴は、とっさに思いついたことやアイディアなどを、手書きメモ・音声メモなどで、直ぐにスマホに記録ができること。とりあえず、Google Keepに記録を残し、次の日時レビューのときに、KeepからTodoistのINBOXにコピーしています。

6.4    プロジェクト

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プロジェクトでは様々な情報や資料(ファイル)を扱う。プロジェクト実行中は資料も随時更新されるので、ファイルを動的に管理ができ、WordやExcelと親和性が高い、Onenoteを利用しています。プロジェクト毎にOnenoteのノートブックを作り、必要な情報や資料をプロジェクト用のノートブックに追加しています。

プロジェクト終了時は、ノートブックをPDF化し、Evernote(資料フォルダ)に記録。いつでも検索できる状態にしてあります。

6.5    資料フォルダ

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参照フォルダで求められる機能は、必要な情報に直ぐにアクセスできること。
WindowsやAndroidで常に同期され、瞬時に検索ができるEvernoteを利用しています。

6.6    スケジュール

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スケジュールの”予定”と”行うべきタスク”が同期されている方が、私には管理しやすいです。
Todoistのプラグインを利用し、Googleカレンダーにスケジュールを入れると、スケジュール情報が自動的にTodoistへインポートされるようにしています。

6.7    次にとる行動リスト

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GTDワークフローの中で頻繁に確認するのが、『次にとる行動リスト』

『次にとる行動リスト』はTodoistで管理する。Todoistは『次の7日間』のタスクリストが自動的に表示されるため、実際にはこのタスクリストが『次にとる行動リスト』になります。

6.8    連絡待ちリスト・いつかやる・たぶんやるリスト

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『連絡待ちリスト』・『いつかやる・たぶんやるリスト』もTodoistで管理する。ただ、Todoistには、これらのリストを管理する機能がないため、別途専用のラベルを設定して管理をする。
詳細は次回のBlogでご紹介します。

7    まとめ

GTDの目的からワークフロー・アプリを活用した実践方法までご紹介してきましたがいかがでしたでしょうか?

最近、マインド・フルネスという言葉をよく聞きます。マインド・フルネスは、自分の意識をいまここに集約し、高い集中力を発揮する手法のひとつです。そういう意味では、マインド・フルネスもGTDも同じ効果を得られると思います。

1人ひとりの価値観や人生が違うように、1人ひとりに日々求められているタスクは違うものです。よって、最終的には、自分にあったGTDのやり方を見つけていくことがGTDを続けていく最大のポイントになります。

繰り返しになりますが、GTDの目的は、”気にかかること”・”やるべきこと”を洗い出し、それらを【処理】することによって、思考と心をクリアにし、1つのことに集中して取り組める状態を作り出すことです。その状態を作り出すためには、自分にはどんなフローが必要か?、どのようなツールががいいのか?をINBOXに入れることかが、GTDの最初の1歩です。

当店の6ヶ月間継続心理カウンセリング【ライフ・カウンセリング】では、GTDの考え方を取入れたカウンセリングを行っており、引きこもりだった方が社会復帰したり、長年診療内科に通われていた方が無事に卒業できたりと、大きな成果を発揮しております。

GTDに興味がある方、GTDを実践したい方は、GTDの手法を用いた心理カウンセリングを行っておりますので、興味があることかたは、こちらからお問い合わせ・お申し込みください。

8    参考文献

■ウィン・ウェンガー著 頭脳の果て

 ■デビット・アレン はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
















 


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    ネットワークスペシャリストと心理カウンセラーの資格をもつ。 埼玉県ふじみ野市を中心としたITやパソコンの訪問サポート及び、心の変化を実感できる心理カウンセリングを行っております。 「複雑なものをシンプルにわかりやすく」をモットーに、お客様の目線でITと心のサポートをします。 「心理」についてのBlogも日々書いておりますので、こちらもご覧ください。 心理カウンセリング空