情報化時代にオススメの「クラウド手帳」

埼玉県ふじみ野市でITサポートを行っているSORAの関口です。

今年も残すところあと2ヶ月になりました。

毎年この時期になると、書店や文房具店で様々な種類の手帳が販売されているので「来年はどの手帳にしようか・・・」と悩んでいる方が多いのではないでしょうか。

私も、手帳選びに悩み続けてきました。自分のライフスタイルに合う手帳を探し求め、色々な手帳を試しましたが、結局「これだ!」と思える手帳に出会えませんでした。

しかし、今回ご紹介する「クラウド手帳術」にしてから、手帳の悩みから解放されました。

手帳は何のために持つのでしょうか?

手帳は「必要な情報を管理する」ためにもつものです。

「どんな手帳を持つか?」よりも「どのように情報を管理するか?」という視点で考えたとき、クラウドで情報を一括管理することが効率的です。

今回は、情報化時代にオススメの「クラウド手帳術」をご紹介します。

手帳が続けられない理由

Pexels / Pixabay

「手帳」を片手に持ちながら会議に参加、手帳で予定を確認したり、ひらめいたアイディアを手帳にメモしたり、手帳は「できるビジネスマン」にとって必須のアイテム・・・というイメージを持っているのは、私だけでしょうか。

手帳を使いこなせるビジネスマンに憧れを持っていた私は、毎年この時期になると、ビジネス手帳選びに悩んでいました。

シンプルなビジネス手帳、目標管理などが可能な「フランクリン・プランナー手帳」、一生使える「ジブン手帳」など、様々な手帳をこの時期に購入してきました。

そして、新年から「この手帳を1年間使い続けるぞ!」と思うのですが、6月頃には手帳を書くのが億劫となり、手元には未記入の手帳がたくさん残っています。

もしかしたら、あなたの手元にも未記入の手帳が残っていませんか?

しかし、なぜ途中で手帳を書くのが億劫に感じてしまうのでしょうか。

それは、手帳を使うことが目的になっているから。

手帳を使うことが目的になると、様々な情報を手帳に書こうとする。しかし、現在は手帳の他にもスマホやタブレットを持っている。

予定が入ったとき、手帳のスケジュール表に予定を書き込み、その後にスマホのスケジュール機能にも同じ予定を登録してしまう。

同じ情報を手帳とスマホで2重管理するのが億劫の原因です。

クラウド時代の現代では、スマホ1台あれば、スケジュール帳・Todoリスト・アドレス帳などの情報は、すべて一括管理ができます。

確かに、手帳の方が「見やすい」・「見返せる」というメリットがあります。

その一方で、見やすい手帳は大きくて重いというデメリットがあります。また、手帳は毎年更新する必用があり、1年前の情報をすぐに見返すこともできない。

何のために手帳を持つのでしょうか?

人それぞれ手帳を持つ目的が違うため、正しい答えはないですが、私が手帳に求めるのは「必要な情報を手元で管理する」こと。

そして、情報を手元で管理するにはアナログの手帳よりも、情報を一元管理できるクラウドを利用した方が私には適していました。

情報化時代のクラウド手帳術

手帳は、必要な情報を手元で管理するため使うものです。

では、手帳で管理する情報とは、どんな情報でしょうか。

これも人それぞれですが、私が日々管理する情報は以下の5点です。

  • スケジュール
  • アドレス帳
  • Todoリスト(タスクリスト)
  • メモ帳
  • 日記

手帳を使っていたころは、これらの情報を毎日手帳に書いていました。

しかし、これらの情報を手帳に書くのに時間がかかること、手元に手帳がないと情報を見ることができないこと、キーワードでの情報検索ができないことから、上記5つの情報はクラウドで管理することにしました。

情報をクラウドで管理することにより、パソコン・タブレット・スマホのすべてのデバイス間で、ほぼリアルタイムで情報を同期することが可能になります。

クラウドで使用するアプリは以下のとおりです。

情報名アプリ名
スケジュールGoogleカレンダー
アドレス帳Googleコンタクト
TodoリストTodoist
メモ帳Google Keep/ Onenote
日記evernote
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情報をクラウド化することにより、スマホやパソコンなどで、いつでも・どこでも、最新情報の登録と閲覧ができるようになります。

例えば、スマホで入力したスケジュールをパソコンで確認をすること、逆にパソコンで登録したアドレス情報を基に、スマホで電話することなどが可能になる。

私は、コクヨの「システミックノート」に、A5メモパッド+8インチタブレットを組み合わせることで、私のライフ・スタイルに合う手帳が完成しました。

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しかし、打ち合わせ時のメモやアイディアの整理、Todoリストの一部だけは、手書きを残しています。

Todoリストを手書きにする理由

私は『GTD』によるタスク管理法を取り入れ、GTD実践するためのアプリとして『Todoist』を毎日使用しています。

GTDの考え方とTodoistの使い方はこちら。

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しかし、「今週行うTodoリスト」は週初めに手書きで起票をしています。

もちろん『Todoist』を使えば、今週のTodoリストをアプリ上に表示することができますが、あえて手書きでタスクリストを起票する理由は以下の3つです。

タスクの見える化(意識化)する

クラウドでの情報管理の問題として「アプリを開かないとその情報が見えない」ことがあげられる。

Todoリストを紙に書き出し、常に目につくところに置いておくことで、今何をしているのか?これから何をするべきなのか?を意識することができ、ぶれずにタスクを処理することができる。

時系列でのタスク管理

タスク管理アプリは、やるべきタスクを「リスト」として管理することはできるが、それを時系列で管理することができない。

個人的には、スケジュール帳とタスク管理を合わせて行いたいので、今週のスケジュール+今週のタスクを1枚の紙で管理している。

タスク完了時の達成感を味わう

geralt / Pixabay

タスクの実行は少なからずストレスがかかるもの。

ストレスを乗り越えて無事にタスクを終えたとき、リストからタスクをボールペンで消す。

タスク完了時に、あえて手書きでチェックをつけることで「終わった」という達成感を味わうようにしている。

私のTodoリストの作り方

アドレス帳やスケジュールなどはデジタル化してクラウド管理。今週のTodoリストのみアナログのままで紙に書き出しています。

デジタルとアナログを融合させることで、適切な情報管理ができるようになりました。

ご参考まで、私の「週次Todoリスト」の作り方をご紹介します。

週次レビュー(毎週月曜日の朝に実施)

1.A5の用紙を1枚~2枚用意する。(今使用しているのはマルマン ノートパッド ニーモシネ A5 方眼罫です)

2.今週の日付と時間を書き、クラウドの「スケジュール表」をみながら今週の予定を書く。

3.『Todoist』の「プロジェクトリスト」を見ながら、今週のプロジェクト目標を設定する。

4.『Todoist』の「次の7日間」リストを見ながら、今週行うタスクをプロジェクト毎に書き出す。

5.書き出した予定とタスクに番号を振る(私の場合、プロジェクトNO+連番でナンバリングしている)

日時レビュー(毎朝実施)

6.毎朝の日時レビュー時、今日行うタスクを3つあげ、今日中に実施することを意識する。

 

7.タスクが完了したらリストから消す。また、タスクを実行した際の改善点や反省点などがあれば【フィードバック欄】に記入しておく。

8.Todoリストは、目の入るところに置いて、いま行うべきタスクを常に意識化する。

9.週末(日曜日)にTodoリストをスキャンし「evernote」に保存する。

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まとめ

手帳とは、必要な情報を管理するために使用するものです。

情報化時代の現代では、ほとんどの人がスマホを持っているので、スマホで管理できる情報はクラウドで管理した方が効率的。これがクラウド手帳術の考え方です。

ただ、デジタルでの情報管理は、打ち合わせ時のメモやアイディアの整理、情報の見える化や意識化が難しいので、その部分のみ手書きを残すことをオススメします。

「来年の手帳をどうしよう・・・」とお悩みの方は、来年からクラウド手帳術を取り入れてみてはいかがでしょうか。

ここまで、ブログをお読みいただきありがとうございました。

今回のオススメアイテム

タブレットとメモパッドの組み合わせができます

システミックノートとの相性抜群

Todoリストの見える化に使えます

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