GTDアプリ「Todoist」の使い方を解説します。

みなさんこんにちは。

埼玉県ふじみ野市でITサポートを行っているSORAの関口です。

私は約5年前にGTDの考え方を知り、ストレスフリーで日々のタスクを熟せるようになりたいと思い、GTDをはじめてみたのですが、GTDを行うこと自体にストレスを抱えてしまい挫折していました。

それでも、GTDを諦めることができず、何度も挫折しながらGTDを自分なりにカスタマイズしたところ、最近になってようやくストレスフリーでGTDをまわせるようになってきました。

GTDを日々実践するうえで大切なことは【GTDワークフローをストレスフリーでまわすこと】

そのためにGTDワークフローを管理する「使いやすいアプリケーション」の活用が必須です。

GTDアプリ「Todoist」と使うことで、ストレスフリーでGTDを実践する仕組みができました。

今日は、Todoistのご紹介と、GTDを実践するうえで、私が得たコツなどをご紹介致します。

GTDの目的

Todoistの説明の前に、もう一度GTDの目的を明確にしておきましょう。

GTDのワークフロー

GTDの目的は、気になること頭の中に詰まった物や、心の中でもやもやしているものを全て吐き出し、それらをGTDのワークフローに沿って処理すること。

その結果、思考と心をクリアにし、「いま自分がやるべきことに集中できる状態を作ること」です。

ストレスフリーでGTDを行うためには、 GTDワークフローを管理する使いやすいアプリが必須です。

そして、ストレスフリーで使えるGTDアプリが「Todoist」です。

Todioistとは?

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Todoistは、WindowsやMac、AndroidやiPhoneなど、様々なデバイスで使えるタスク管理アプリのひとつ。

シンプルな画面デザインに、使いやすい操作性、そして、すべてのデバイス間で、瞬時にタスクが同期される機敏性も備えたTodoアプリ。

私は、最近までGTD管理アプリとして「Doit.im」を2年間ほど使い続けていましたが、Todoistを試したところ、Doit.imより優れている点が多かったので、Todoistに乗り換えました。

Todoistの登録・プレミアムプランの申し込み

早速、Todoistを使ってみましょう。Todoistには以下3つのプランがあります。

  • ベーシックプラン  0円(機能限定)
  • プレミアムプラン  3,500円/年
  • ビジネスプラン   1ユーザー 3,500円/年

ベーシックプランとプレミアムプランの違いは以下のとおりです。

20170113-gtd-todoist_01-2

私は、メールでタスクを追加すること、タスクにテキストが追加できること、Googleカレンダーとの同期が必須でしたので、迷わずプレミアムプランに申し込みました。

TodoistでGTDをまわす環境づくり

Todoistはシンプルなタスク管理ツール。よって、使い方もとてもシンプルです。

ただ、シンプルなあまり、最初にTodoistの設計をしっかりとしないと、あとで面倒になります。

Todoistをはじめるときは、自分の現状のタスクにそった設定を行いましょう。

参考までに、私の設定内容を以下にご紹介します。

Todoistの3つのリスト

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Todoistの設定をする前に、まず、Todoistに標準に備わっているある以下3つのリストを理解する必要があります。

・インボックス

思いついたこと・やるべきことを、とりあえず入れる場所

プレミアムプランでえは、インボックスのメールアドレス宛にメールを送信すると、タスクとして登録できます。仕事の依頼がメールで来る方には便利な機能

・今日

Todoistに登録されているタスクで「今日が締め切り」のタスクリストです。

ここに表示されているタスクは、何も考えずに実行あるのみです。

もし、今日の予定していたタスクを終えることができなかった場合は、1日の終わりに、タスクのスケジュールを再調整します。

・次の7日間

このリストが、GTDの「次にとる行動リスト」に該当します。

Todoistに登録されているタスクで、「今日から7日間以内が締め切り」のタスクリストです。このリストがあることが、Todoistの魅力のひとつ。

今日のタスクが予定より早く終わったとき、ちょっとした時間が空いたときに、このリストにあるタスクを見て、できそうなタスクを前倒しで実行します。

Todoistの設定項目

次に、Todoistを使いやすいように設定していきます。

・インボックスメールアドレスの確認(プレミアム機能限定)

仕事の依頼などの「やるべきこと」が、メールで来る方は、メールをそのままTodoistのインボックス用メールアドレスに転送するとタスクに登録されるので便利です。

インボックスのメールアドレスは下記の画面で確認できます。

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・プロジェクトの設定

20170113-gtd-todoist_03-2

プロジェクトとは、複数のタスクからなりたつ集合体です。

会社や仕事でのプロジェクトや、家族や趣味のことなどでも、複数のタスクから成り立つものは、プロジェクトをつくります。

また、プロジェクトには「スケジュール」と「いつか・たぶん」も設定してあります。Googleカレンダーに登録したスケジュールは自動的に「スケジュール」に入り、頭の中で、今はまだ漠然としているような物事。まだ、どこのプロジェクトにも属さないタスクを、「いつか・たぶん」リストとして管理をしています。

・ラベル設定(プレミアムプランのみ)

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GTDにはコンテキストという考えかたがあります。GTD本では、コンテキストは、タスクを行うべき環境や条件を書くように紹介されています。

例えば、タスクに「パソコン」というコンテキストをつけることで、「パソコンを使うタスクをリスト化できるようになります。

Todoistにはコンテキストという設定項目がありませんので、ラベル設定にコンテキストを登録したくなりますが、検索機能があるTodoistでGTDを行うのであれば、タスク名に環境や条件を入力すれば、それらのコンテキストは不要になります。

私は、Todoistのラベル設定に下記にように作業見積もり時間を設定しています。

  • 10m-30m
  • 30m-1時間
  • 1時間-2時間
  • 2時間-6時間
  • 6時間-24時間

作業見積もり時間を設定することで、空いているすき間時間に、いま行えるタスクを見つけやすくなります。

・フィルター設定

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Todoisのフィルター設定では、重要度1~4までフィルターが初期登録されています。

・重要度1(緊急タスク)
・重要度2(重要タスク)
・重要度3(ルーティンタスク)
・重要度4(その他のタスク)

フィルターはカスタマイズ可能です。詳細はTodoistのBlogをご参考ください。

【参考URL】
https://support.todoist.com/hc/ja/articles/205248842-Filters

頭と心の中にあるものをすべて紙に書き出す(初回のみ)

ここまででTodoistの初期設定が完了しました。

早速、自分の「やるべきこと」をインボックスに入力したくなりますが、ちょっとまってください。

はじめてGTDを行うときは、頭と心の中にある「やるべきこと」「気にかかること」を現実的な判断はせずに、思いのまま感覚的にすべて書き出す必要があります。

よって、いきなりTodoistのインボックスに入力するのではなく、まずは、真っ白な紙に、思いのまますべてを書き出してください。

人間の脳は、キーボードでインプットするよりも、手書きでアウトプットした方が、思考を感覚的に広げることができるからです。

タスクを入力する

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「やるべきこと」「気にかかること」を紙に書き出したら、Todoistにタスクとして登録していきます。タスクの登録は、下記の項目を設定していきます。

・タスク名
・属するプロジェクト
・期日(締め切り))
・ラベル(見積もり時間)
・フィルター(重要度))
・担当(チームで行っている場合)

Todoistのは「言葉でスケジュール登録」ができるので大変便利です。

例えば、期日に「毎月1日」と入力をすると、毎月1日に行うルーティンタスクとして自動的に登録されます。

image

【参考URL】
https://blog.todoist.com/ja/2016/07/25/gtd/#2

「Todoist」でGTDを実践するコツ

ここまで準備ができたら、後は日々のタスクをTodoistに登録し、それをGTDワークフローに沿って循環させるだけです。

しかし、GTDを実際に行ってみると、予期せぬタスクが入ったり、今日やるべきタスクを、今日中に終えることができず、タスクの先送りの連続。

その結果、「次にやるべきリスト」が肥大化し、やる気を失いGTDに挫折してしまうもの。

それでも、GTDの考え方に共感していた私は、色々と試行錯誤をしました。

そして、GTDへの【タスクの登録方法】に問題があることに気づき、登録方法を修正したら、ストレスフリーでGTDをまわすことができるようになりました。

以下、私が挫折から編み出した実践方法をご紹介します。

5W1Hを意識してタスク名を登録する

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以前は、タスク名を一言で(例:ブログを書く)で登録していました。

でも、この登録方法では、すべてのタスク一覧を表示したときに、タスク名は一覧表示されますが、スケジュールやコンテキストなどの詳細が表示されません。

そもそも、GTDはストレスフリーを目的にしているのに、タスクの必要情報が直ぐに見られないのはストレスでした。

そこで、タスク名を見ただけで、具体的な行動がとれるように、5W1Hを意識してタスク名を登録します。

例えば、「プリンタインクを購入する」というタスクであれば、「今月末までにAmazonでプリンタインクを購入する」というタスク名で登録をします。

ただ、これだとタスク名が長すぎますので、私は自分だけの略語を使ってタスク登録をしています。

例「月末 まで AZ で P-INKを買」という感じです。

人間は、言葉と文字で物事を判断しますので、言葉や文字が具体的になればなるほど、タスク実行時にぶれることなく行動できるようになります。

仕事以外の「やるべきこと」もプロジェクト・タスクとして登録する

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GTDをはじめたとき、仕事のタスクのみを登録していました。でも、生きていくうえでは、仕事以外のタスクも多いものです。

例えば、健康管理の為にフィットネスクラブに申し込む。子どもの習い事のイベント手伝いをするなど。

これら仕事以外のタスクもGTDに登録しておかないと、タスクの時間配分が難しくなります。

私は「家族」「健康」など、仕事以外のこともプロジェクト・タスクとして登録し管理しています。

タスク登録時に時間を見積もり、タスクを細分化する。

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タスクを登録時に、そのタスクにかかりそうな時間を見積もり、ひとつのタスクに1時間以上かかるようであれば、タスクを細分化します。

例えば、私がこのボリュームのBlogを書き上げるには、2時間~3時間かかりますのでタスクを細分化します。

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例えば、「GTDのBlogを書く」作業時間が3時間だとします。このタスクを実行するには3時間の集中できる時間が必要です。

しかし、実際に3時間集中できる時間を確保するのは難しいものです。また、3時間集中してBlogを書くことは、それなりのやる気が必要で、タスクの出だしが鈍ります。

よって、Blogを書くタスクを1時間以内に細分化できないかを考えます。

ひとつのBlogを書き上げるフローは、「テーマを決める」→「調査と下書き」→「文章作成」→「校正と公開」という流れですので、これらを4つのタスクとしてTodoistに登録をします。

そうすることで、「Blogを書く」という大きなひとつのタスクを、1時間以内の小さな4つのタスクへと細分化することが可能になります。1時間以内でできる小さなタスクであれば、ちょっとした空き時間に行動することができ、小さなやる気でできるようになります。

スケジュールとタスクを同期させる

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GTDを始めたとき、日々のスケジュールもGTDで管理しようとしたのですが、やはりスケジュールはスケジュール管理アプリの方が管理しやすいです。

例えば、「友人と飲みに行く」というようなタスクの場合、 GTDでは、どこのプロジェクトにも属しません。また、友人との飲み会は、親睦を深め・楽しい時間を過ごすことが目的なので、個人的にタスクとは言えません。よって、そういった予定はスケジュールで管理する方が好ましいです。

ただ、「友人と飲みに行く」スケジュールも1日4時間以上の時間を使いますので、その日は、行うべきタスク量を少なくしておく必要があります。

その調整のために、スケジュール登録した内容が自動的にGTDに反映されると、タスク調整をしやすくなるので、スケジュール入力したものがGTD側に自動的に反映される仕組みが必要です。

Todoistには、「IFTTT」というウェブアプリ連携サービスに対応しています。「IFTTT」を使い、TodoistとGoogleカレンダーを同期設定すると、Googleカレンダーに登録したスケジュールが、Todoistに自動的に反映されます。

【参考ページ】

https://blog.todoist.com/ja/2016/04/11/todoist-ifttt/

レビューをルーティン化する

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GTDを日々実践するうえで、最も大切なことは「タスクをレビューをする」ことです。

でも、GTDではレビューを一番疎かにしてしまいがちです。

なぜならば、人は計画・振り返りをする(思考を使う)ことよりも、何かをする(行動する)ことの方が達成感を感じやすく、心地よいからです。

私がGTDをはじめた当初、手当たりしだいにタスクをGTDに登録し、「次にとる行動リスト」にあるタスクを手当たりしだい行いました。

タスクを達成するごとに「GTDはすごい!」と最初は喜んでいたのですが、そのうち「次にとる行動リスト」がタスクであふれ、やる気を失いました。

レビューは自分の行動の方向性を定めるものです。カーナビで例えるならば、目的地を設定するようなもの。そして、目的地を設定するから、いま自分が進んでいる方向が誤っていないか?を常に確認することができ、仕事の優先度をコントロールすることができるのです。

前回の記事でもご紹介しましたが、私は以下4つのレビューを確実に行うように、「レビューをする」をタスクとして、ルーティン登録しています。

月次レビュー(毎月1日)

毎月月初に行うレビュー。

『いつかやる/たぶんやるリスト』を見なおし、そのリストのなかで、実行したいタスクがあれば、タスクを具体化・細分化し、新しい『プロジェクトリスト』として登録する。

また、自分の頭と心の中で懸案事項がないかを確認し、あれば『INBOX』に入れておく。

週次レビュー(毎週月曜日)

毎週月曜日に行うレビュー。

『プロジェクトリスト』と『次にとる行動リスト』から、今週行うべきタスクをピックアップする。

次に、タスクの締め切りを今週末に設定し実行する。また、自分の頭と心の中で懸案事項がないかを確認し、あれば『INBOX』に入れる。

日時レビュー(毎日6時)

毎朝行うレビュー。

『INBOX』の整理と、『プロジェクトリスト』・『次にとる行動リスト』から、今日行うべきタスクをピックアップし実行する。

目標のレビュー(プロジェクト作成時)

新『プロジェクトリスト』を登録するときに行うレビュー。このプロジェクトを行うことで、どの目標を達成できるのか?、どんな結果を得られるのか?を明確にするレビュー。

プロジェクトの得られる結果を明確にすることで、より具体的にタスクが洗い出せること、自分の行動のブレを抑えることができる。

作業ログはEvernoteで記録する

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タスクにもよりますが、なるべく行ったタスクの詳細を記録するようにしています。

例えば、「何かについて調査しなければならない」タスクのとき、調査し情報をまとめタスクを終えることができます。

でも、しばらくたってから「あのとき調べたことなんだっけ?」と思うことありませんか?私はよくあることなので、タスク実行に時に、調べたことや気づいたことを作業ログとしてまとめています。

以前は、GTDアプリのテキスト欄に作業ログを残していたのですが、やはり、作業ログといったメモを記録・管理・検索するにはEvernoteの方が適しています。

今は、調査が必要なこと・新しいことが学べること・振り返りが必要なことがあるタスクは、タスク登録時に、Evernoteで作業ログを起票し、Eevenoteの共有機能を使って、Todoistのテキスト欄にリンクをはってあります。

【参考URL】
https://blog.todoist.com/ja/2016/04/11/todoist-ifttt/

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まとめ

GTDとTodoistについて書いてきましたがいかがでしたでしょうか?

情報化が進み、仕事が効率化され、生活にゆとりがうまれると思いきや、「情報」や「やるべきこと」に追われるようになってしまった現代社会。

その社会の中では、膨大な「情報」と「やるべきこと」の中から、今の自分に必要な要素を取り出し、いまやるべきことに集中する能力が必要になります。

GTDのワークフローに沿って日々のタスクを管理することで、今日やるべきことが明確になり、集中できる状態をつくりやすくなります。

GTDを実践してみたいと思った方は、ぜひ、ご自身にあった方法でGTDを実践してみてくださいね。

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