GTDワークフローは、ストレスフリーのTodoistで管理しよう

みなさんこんにちは。
埼玉県ふじみ野市でITサポートを行っているSORAの関口です。

前回の記事で、GTDについてご紹介しましたがいかがでしたでしょうか?

私は約5年前に、GTDの考え方を知りました。私もストレスフリーで日々のタスクを熟せるようになりたいと思い、GTDをはじめてみたのですが、、、、GTDを行うこと自体にストレスを抱えてしまい挫折をしてしまいました。

それでも、GTDを諦めることができず、何度も挫折しながらGTDを自分なりにカスタマイズしたところ、最近になってようやくストレスフリーでGTDをまわせるようになってきました。(時間がかかりすぎですね・・・)

GTDを日々実践するうえで大切なことが、【GTDワークフローの仕組みをストレスフリーでまわすこと】。そのためには、GTDワークフローを管理する「使いやすいアプリケーション」の活用が必要です。

今年からGTDワークフローを管理するアプリケーション(以下アプリ)をTodoistへ刷新し、よりストレスフリーでGTDを実践する仕組みができました。

今日は、Todoistのご紹介と、GTDを実践するうえで、私が得たコツなどをご紹介致します。

1.目次

2.GTDの目的

前回の記事でもご紹介しましたが、Todoistの説明の前に、もう一度GTDの目的を明確にしておきましょう。

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GTDの目的は、気になること頭の中に詰まった物や、心の中でもやもやしているものを全て吐き出し、それらをGTDのワークフローに沿って処理すること。その結果、思考と心をクリアにし、「いま自分がやるべきことに集中できる状態を作ること」です。

ストレスフリーでGTDを行うためには、 GTDワークフローを管理する使いやすい(ストレスフリー)のシステムが必須です。

そして、ストレスフリーで使えるGTDアプリケーションが、これからご紹介するTodoistというアプリです。

3.Todioistとは?

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Todoistは、WindowsやMac、AndroidやiPhoneなど、様々なデバイスで使えるタスク管理アプリのひとつ。シンプルな画面デザインに、使いやすい操作性、そして、すべてのデバイス間で、瞬時にタスクが同期される機敏性も備えたTodoアプリ。

私は、最近までGTD管理アプリとして、Doit.imを2年間ほど使い続けていましたが、Todoistを試したところ、Doit.imより優れている点が多かったので、Todoistに乗り換えました。Doit.imと比べて、Todoistが優れていた点は下記のとおりです。

3.1.Doit.imに比べてTodoistが優れていた点

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  • 操作性がよい
    Doit.imはGTDワークフローに忠実に沿った入力項目でした。ただ、その反面にタスク登録時の入力項目が多く、サッとタスクを入力することができませんでした。
    Todoistは見やすいインターフェースで、タスクを入力しやすいです。また、Andoroid版では、スワイプ操作でタスク完了とスケジュール設定ができるので、スマホでも扱いやすいです。
  • アプリの更新がされていること
    Doit.imもすべてのデバイスで使用できたのですが、アプリの更新がとまっている感がありました。特にWindows版アプリは、しばらく更新されておらず、ウェブ版とWindows版で操作できる内容が異なっていました。また、Doit.imのPro版(年間2000円)の契約更新の際、Google Play経由で更新料を支払っても、アプリの更新期限が更新されず一時期Doit.imの一部の機能が使えなくなります。(※サポートに連絡すれば、直ぐに契約更新手続きをしてもらえるのですが、毎日使うGTDアプリが使えなくなるのが不便でした。)
  • その点、Todoistは積極的にアプリが更新されているようですし、サポート体制もよさそうに感じます。
  • サブタスクを一覧で見ることができる
    タスクには、5つタスクぐらいに分解できるけれど、プロジェクトとして扱うには小さすぎるタスクがあります。そのようなタスクの場合、プロジェクトで管理するよりも、ひとつのタスクのサブタスクとした方が、GTDは管理しやすいです。Doit.imもTodoistもサブタスクを登録できます。ただ、Doit.imはタスクの中にサブタスクが入り込んでしまい、タスクの一覧画面からサブタスクを見ることができませんでした。Todoistは、ひとつのタスクの中のサブタスクという概念ではなく、異なるタスクをアウトラインでサブタスク管理するという考え方です。マウス操作でタスクをサブタスクに移せ、一覧上にも表示されているので、Todoistの方が使いやすく感じます。
  • 締め切りでタスクを管理する
    これが、Doit.imからTodoistへ乗り換えた最大の理由でした。Todoistは”タスクの締め切り”で表示管理をしています。”次の7日間”ボックスに、7日間以内で行うべきタスクが自動表示されているので、タスクの管理がとてもしやすいです。これはDoit.imにはなかった便利さです。

4.Todoistの登録・プレミアムプランの申し込み

早速、Todoistを使ってみましょう。Todoistには以下3つのプランがあります。

  • ベーシックプラン  0円(機能限定)
  • プレミアムプラン  3,500円/年
  • ビジネスプラン   1ユーザー 3,500円/年

ベーシックプランとプレミアムプランの違いは以下のとおりです。

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私は、メールでタスクを追加すること、タスクにテキストが追加できること、Googleカレンダーとの同期が必須でしたので、迷わずプレミアムプランに申し込みました。

5.TodoistでGTDをまわす環境づくり

Todoistはシンプルなタスク管理ツール。よって、最初に設定することも、とてもシンプルです。ただ、シンプルなあまり、最初にTodoistの設計をしっかりとしないと、あとで面倒になります。Todoistをはじめるときは、自分の現状のタスクにそった設定をしっかりと行いましょう。

参考までに、私の設定内容を以下にご紹介します。

5.1.Todoist3つのリスト

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Todoistの設定をご説明する前に、まず、Todoistに標準に備わっているある3つのリストを理解する必要がありますので、設定をするまえに、3つのリストの機能を抑えておきましょう。

・インボックス

思いついたこと・やるべきことを、とりあえず入れる場所です。

プレミアムプラン限定の機能になりますが、インボックスのメールアドレス宛にメールを送信すると、タスクとして登録できます。仕事の依頼がメールで来る方には便利な機能

・今日

Todoistに登録されているタスクで、「今日が締め切り」のタスクリストです。

ここに表示されているタスクは、何も考えずに実行あるのみです。もし、今日の予定していたタスクを終えることができなかった場合は、1日の終わりに、タスクのスケジュールを再調整します。

・次の7日間

このリストが、GTDの”次にとる行動リスト”に該当します。

Todoistに登録されているタスクで、「今日から7日間以内が締め切り」のタスクリストです。このリストがあることが、Todoistの魅力のひとつ。

今日のタスクが予定より早く終わったとき、ちょっとした時間が空いたときに、このリストにあるタスクを見て、できそうなタスクを前倒しで実行します。

5.2.Todoistの設定項目

それでは、Todoistを使いやすいように設定していきましょう。以下、私の設定方法をご紹介します。」

・インボックスメールアドレスの確認(プレミアム機能限定)

仕事の依頼など、”やるべきこと”がメールで来る方は、そのメールを、そのままTodoistのインボックス用メールアドレスに転送するとタスク登録されるので便利です。インボックスのメールアドレスは下記の画面で確認できます。

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・プロジェクトの設定

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プロジェクトとは、複数のタスクからなりたつ集合体です。会社や仕事でのプロジェクトや、家族や趣味のことなどでも、複数のタスクから成り立つものは、プロジェクトをつくります。私は、10以上のステップが必要なタスクは、プロジェクトリストとしてタスク管理をしています。

また、プロジェクトには、「スケジュール」と「いつか・たぶん」も設定してあります。Googleカレンダーに登録したスケジュールは自動的に「スケジュール」に入り、頭の中で、今はまだ漠然としているような物事。まだ、どこのプロジェクトにも属さないタスクを、「いつか・たぶん」リストとして管理をしています。

・ラベル設定(プレミアムプランのみ)

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GTDにはコンテキストという考えかたがあります。GTD本では、コンテキストは、タスクを行うべき環境や条件を書くように紹介されています。例えば、タスクにパソコンというコンテキストをつけることで、パソコンを使うタスクをリスト化できるようになります。

Todoistにはコンテキストという設定項目がありませんので、ラベル設定にコンテキストを登録したくなりますが、検索機能があるTodoistでGTDを行うのであれば、タスク名に環境や条件を入力すれば、それらのコンテキストは不要になります。

私は、Todoistのラベル設定に下記にように作業見積もり時間を設定しています。

  • 10m-30m
  • 30m-1時間
  • 1時間-2時間
  • 2時間-6時間
  • 6時間-24時間

作業見積もり時間を設定することで、空いているすき間時間に、いま行えるタスクを見つけやすくなります。

・フィルター設定

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Todoisのフィルター設定では、重要度1~4までフィルターが初期登録されています。私は1~4の重要度フィルターを、下記のように置き換えて考えています。

・重要度1(緊急タスク)
・重要度2(重要タスク)
・重要度3(ルーティンタスク)
・重要度4(その他のタスク)

また、Todoistのフィルター設定には、クエリー条件による抽出も可能です。私は以下のフィルターも設定しています。

・期限切れ
・すべて
・7日間で30分以下
・7日間で30分~1時間

フィルターの登録内容はTodoistのBlogをご参考ください。

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【参考URL】
https://support.todoist.com/hc/ja/articles/205248842-Filters

5.3.頭と心の中にあるものをすべて紙に書き出す(初回のみ)

diary writingdiary writing / freddie boy

ここまでTodoistを設定するとGTDをはじめる環境が整いました。早速、自分の”やるべきこと”をインボックスに入力したくなりますが、ちょっとまってください。

前回のBlogでも書きましたが、はじめてGTDを行うときは、頭と心の中にある”やるべきこと”・”気にかかること”を、現実的な判断はせずに、思いのまま感覚的にすべて書き出す必要があります。よって、いきなりTodoistのインボックスに入力するのではなく、まずは、真っ白な紙に、思いのまますべてを書き出してください。

人間の脳は、キーボードでインプットするよりも、手書きでアウトプットした方が、思考を感覚的に広げることができるからです。

5.4.タスクを入力する

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”やるべきこと”・”気にかかること”を紙に書き出したら、Todoistにタスクとして登録していきます。タスクの登録は、下記の項目を設定していきます。

・タスク名
・属するプロジェクト
・期日(締め切り))
・ラベル(見積もり時間)
・フィルター(重要度))
・担当(チームで行っている場合)

Todoistのは”言葉でスケジュール登録”ができるので大変便利です。例えば、期日に”毎月1日”と入力をすると、毎月1日に行うルーティンタスクとして自動的に登録されます。

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【参考URL】
https://blog.todoist.com/ja/2016/07/25/gtd/#2

6.TodoistによるGTD実践のコツ

ここまで準備ができたら、後は日々のタスクをTodoistに登録し、それをGTDワークフローに沿って循環させるだけです。「さあやってみよう!」と言いたいところですが、これがなかなか難しいのです。

私もGTDをはじめたとき、インボックスにタスクを沢山入力し「よし今日からGTDをやろう!」としたのですが、実際に行ってみると、GTDに登録していない予定外のタスクが入ったり、今日やるべきタスクを、今日中に終えることができず、タスクの先送りの連続。その結果、次にやるべきリストが肥大化し、やる気を失い、何度もGTDに挫折しました。

それでも、GTDの考え方に共感していた私は、色々と試行錯誤をしました。そして、GTDへの【タスクの登録方法】に問題があることに気づき、登録方法を修正したら、ストレスフリーでGTDをまわすことができるようになりました。以下、私が挫折から編み出した実践方法をご紹介します。

6.1.5W1Hを意識してタスク名を登録する

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以前は、タスク名を一言で(例:ブログを書く)でタスクを登録し、その詳細として、スケジュール管理やコンテキストで環境管理などをしていました。でも、この登録方法では、すべてのタスク一覧を表示したときに、タスク名は一覧表示されますが、スケジュールやコンテキストが表示されません。タスクの詳細を見るには、ひとつひとつのタスクをクリックして見る必要がありました。そもそも、GTDはストレスフリーを目的にしているのに、タスクの必要情報が直ぐに見られないのはストレスでした。

そこで、タスク名を見ただけで、具体的な行動がとれるように、5W1Hを意識してタスク名を登録します。例えば、「プリンタインクを購入する」というタスクであれば、「今月末までにAmazonでプリンタインクを購入する」というタスク名で登録をします。

ただ、これだとタスク名が長すぎますので、私は自分だけの略語を使ってタスク登録をしています。

例「月末 まで AZ で P-INKを買」という感じです。

人間は、言葉と文字で物事を判断しますので、言葉や文字が具体的になればなるほど、タスク実行時にぶれることなく行動できるようになります。

6.2.仕事以外の”やるべきこと”をプロジェクト・タスクとして登録する

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GTDをはじめたとき、仕事のタスクのみを登録管理していました。でも、生きていくうえでは、仕事以外のタスクも多いものです。例えば、健康管理の為にフィットネスクラブに申し込む。子どもの習い事のイベント手伝いをするなど。

これら仕事以外のタスクもGTDに登録しておかないと、タスクの時間配分が難しくなります。私は”家族”・”健康”をプロジェクトとして登録し管理しています。

6.3.タスク登録時に時間を見積もる

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タスクを登録時に、そのタスクにかかりそうな時間を見積もります。上記の説明で、Todoistのラベルに時間を設定しているのは、タスク登録時に作業時間を見積もる機会をつくるためです。ちなみに、私がこのボリュームのBlogを書き上げるには、大体3時間を要します。

6.4.ひとタスク1時間以内になるまで細分化する

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タスクの時間を見積もった際、1タスクに1時間以上かかるものは1時間以内になるまでタスクを細分化します。

例えば、”GTDのBlogを書く・作業時間3時間”のタスクを登録したとします。このタスクを実行するには3時間の集中できる時間が必要です。でも、実際には3時間集中できる時間を確保するのは難しいものです。また、3時間集中してBlogを書くことは、それなりのやる気が必要で、タスクの出だしが鈍ります。なので、このBlogを書くタスクを1時間以内に細分化できないかを考えます

私がBlogを書くフローは、”テーマを決める”→”調査と下書き”→”文章作成”→”校正と公開”という流れですので、これらを4つのタスクとして登録をします。

そうすることで、「Blogを書く」という大きなひとつのタスクを、1時間以内の小さな4つのタスクへと細分化することが可能になります。1時間以内でできる小さなタスクであれば、ちょっとした空き時間に行動することができ、小さなやる気で大丈夫です。

6.5.スケジュールとタスクを同期させる

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GTDを始めたとき、日々のスケジュールもGTDで管理しようとしたのですが、やはりスケジュールは、スケジュール管理アプリの方が管理しやすいです。

例えば、「友人と飲みに行く」というようなタスクの場合、 GTDでは、どこのプロジェクトにも属しません。また、友人との飲み会は、親睦を深め・楽しい時間を過ごすことが目的なので、個人的にタスクとは言えません。よって、そういった予定はスケジュールで管理する方が好ましいです。

ただ、「友人と飲みに行く」スケジュールも1日4時間以上の時間を使いますので、その日は、行うべきタスク量を少なくしておく必要があります。

その調整のために、スケジュール登録した内容が自動的にGTDに反映されると、タスク調整をしやすくなるので、スケジュール入力したものがGTD側に自動的に反映される仕組みが必要です。

Todoistには、「IFTTT」というウェブアプリ連携サービスに対応しています。「IFTTT」を使い、TodoistとGoogleカレンダーを同期設定すると、Googleカレンダーに登録したスケジュールが、Todoistに自動的に反映されます。

【参考ページ】

https://blog.todoist.com/ja/2016/04/11/todoist-ifttt/

6.6.レビューをルーティン化する

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GTDを日々実践するうえで、最も大切なことは”レビューをする”ことです。でも、GTDをはじめたときは、レビューを一番疎かにしてしまいがちです。なぜならば、人は計画・振り返りをする(思考を使う)ことよりも、何かをする(行動する)ことの方が達成感を感じやすく、心地よいからです。

私がGTDをはじめた当初、タスクを手当たりしだいGTDに登録し、”次にとる行動リスト”にあるタスクを手当たりしだい行いました。タスクを達成するごとに「GTDはすごい!」と最初は喜んでいたのですが、そのうち”次にとる行動リスト”がタスクでグチャグチャになり、やる気を失いました。

レビューは自分の行動の方向性を定めるものです。カーナビで例えるならば、目的地を設定するようなもの。そして、目的地を設定するから、いま自分が進んでいる方向が誤っていないか?を常に確認することができ、仕事の優先度をコントロールすることができるのです。

前回の記事でもご紹介しましたが、私は以下4つのレビューを確実に行うように、「レビューをする」をタスクとして、ルーティン登録しています。

月次レビュー(毎月1日)

毎月月初に行うレビュー。『いつかやる/たぶんやるリスト』を見なおし、そのリストのなかで、実行したいタスクがあれば、タスクを具体化・細分化し、新しい『プロジェクトリスト』として登録する。また、自分の頭と心の中で懸案事項がないかを確認し、あれば『INBOX』に入れておく。

週次レビュー(毎週月曜日)

毎週月曜日に行うレビュー。『プロジェクトリスト』と『次にとる行動リスト』から、今週行うべきタスクをピックアップする。次に、タスクの締め切りを今週末に設定し実行する。また、自分の頭と心の中で懸案事項がないかを確認し、あれば『INBOX』に入れる。

日時レビュー(毎日6時)

毎朝行うレビュー。『INBOX』の整理と、『プロジェクトリスト』・『次にとる行動リスト』から、今日行うべきタスクをピックアップし実行する。

目標のレビュー(プロジェクト作成時)

新『プロジェクトリスト』を登録するときに行うレビュー。このプロジェクトを行うことで、どの目標を達成できるのか?、どんな結果を得られるのか?を明確にするレビュー。プロジェクトの得られる結果を明確にすることで、より具体的にタスクが洗い出せること、自分の行動のブレを抑えることができる。

6.7.作業ログはEvernoteで記録する

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タスクにもよりますが、なるべく行ったタスクの詳細を記録するようにしています。

例えば、「何かについて調査しなければならない」タスクのとき、調査し情報をまとめタスクを終えることができます。でも、しばらくたってから「あのとき調べたことなんだっけ?」と思うことありませんか?私はよくあることなので、タスク実行に時に、調べたことや気づいたことを作業ログとしてまとめています。

以前は、GTDアプリのテキスト欄に作業ログを残していたのですが、やはり、作業ログといったメモを記録・管理・検索するにはEvernoteの方が適しています。今は、調査が必要なこと・新しいことが学べること・振り返りが必要なことがあるタスクは、タスク登録時に、Evernoteで作業ログを起票し、Eevenoteの共有機能を使って、Todoistのテキスト欄にリンクをはってあります。

【参考URL】
https://blog.todoist.com/ja/2016/04/11/todoist-ifttt/

7.まとめ

2回に渡り、GTDとTodoistについて書いてきましたがいかがでしたでしょうか?

情報化が進み、仕事が効率化され、生活にゆとりがうまれると思いきや、「情報」や「やるべきこと」に追われるようになってしまった現代社会。

その社会の中では、膨大な「情報」と「やるべきこと」の中から、今の自分に必要な要素を取り出し、いまやるべきことに集中する能力が必要になります。

GTDのワークフローに沿って日々のタスクを管理することで、今日やるべきことが明確になり、集中できる状態をつくりやすくなります。GTDを実践してみたいと思った方は、ぜひ、ご自身にあった方法でGTDを実践してみてくださいね。

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