「ワード」から「一太郎プレミアム」に乗り換えた4つの機能

みなさん、こんにちは。

ITサポートSORAの関口です。

先日インターネットのニュースを見ていたら、農林水産省の働き方改革として、省内で使う文章作成ソフトをマイクロソフトの「ワード」に統一するという記事を見かけました。

農林水産省では、これまでジャストシステムの「一太郎」と「ワード」を併用して使用していたが、ファイルの互換性の問題、で文書を確認しづらく残業が増えがちだった。またライセンス費用の問題と若手の人が「一太郎」の操作に慣れていないことから、今後の文章作成ソフトを「ワード」に統一するとのこと。※1

確かに「ワード」と「一太郎」が中途半端に混在した環境では、ファイルの互換性の問題とライセンス費用が無駄になるので「ワード」に統一する考え方はありだと思います。

しかし、文章を作成するという本来の目的で考えれば、私は「ワード」よりも「一太郎」の方が優れていると感じます。

働き方改革の観点から文書作成ソフトを考えたとき、ファイルの互換性を問題にするのではなく、文章作成を効率化する方が働き方改革と言えるのではないでしょうか。

今回は「ワード」から「一太郎プレミアム」に乗り換えた4つの機能についてご紹介します。

1.目次

2.再び「ワード」から「一太郎」に乗り換えた理由

私が初めて一太郎を使用したのは、今から約20年前のNECのPC9801時代です。

PC9801時代の文章作成ソフトは「一太郎」、表計算ソフトが「Lotus123」でした。またパソコン以外に富士通の「オアシス」がワープロとしてよく使われていました。

ハードディスクが普及する以前のPC9801で「一太郎」を起動するには、8枚ぐらいのフロッピーディスクが必用で、パソコンで文章を作成するのは一苦労の時代。

当時の日本語文章作成ソフトは「オアシス」と「一太郎」が競っていましたが、Windows 95の発売とともに「ワード95」が登場。

それでも、しばらくは「一太郎」が優勢を保っていましたが、Windows98が発売されパソコンに「ワード98」が標準インストールされたことにより「ワード」が優勢となる。

そして、ファイルの互換性の問題があるため、1人が「ワード」を使い始めると、皆が「ワード」を使い始める流れになる。

私自身も個人的には「一太郎」を使用していましたが、会社で「ワード2000」を使うようになってから「一太郎」を使う事は無くなり、「一太郎」と言う名は記憶の片隅にも残っていませんでした。

しかし、その間「一太郎」は日本語専門の文章作成ソフトとして進化し「ワード」にはない4つの機能が追加されました。

この4機能が追加されたことで、私は「ワード」から「一太郎プレミアム」に乗り換え、文章作成時間を効率化することができました。

3.「ワード」にはない「一太郎プレミアム」の4つの機能

StartupStockPhotos / Pixabay

あなたは何のために文章を作成するのでしょうか?

上司に指示をされたから?それとも、あなたの考えを誰かに文書で伝えるためですか?

人それぞれ文章を作成するきっかけは異なりますが、文章を作成する共通目的として言える事は、文章は誰かに何かを正しく伝えるために書くもの。

誰かに何かを文章で正しく伝えるための文章には以下4つの工夫が必用です。

  • わかりやすい言葉で言葉の意味に間違いがないこと
  • 読んでいて矛盾がない文章構成であること
  • 誤字脱字がないこと
  • 図やイラストで表現できるところはイメージで伝えること

文章作成時の4つの工夫を補う機能が「一太郎プレミアム」に備わっています。

  • 日本語辞書機能
  • アウトライン機能
  • 文章校正・読み上げ機能
  • グラフィック(ドロー)機能

機能1 日本語辞書機能

文章を書いているとき「この言葉の意味これであっているかな?」「漢字はこれで正しかったかな?」と思いとどまることはありませんか?

私は自信がない言葉を使うときは言葉の意味を辞書で調べるようにしています。

「ワード」を使用していたときは、インターネットの辞書でその都度言葉を調べていたのですが、ブラウザの画面を立ち上げ、辞書サイトにいき言葉を入力して調べる。調べ終わったら「ワード」に戻り、再び文章を書いていました。

しかし、スムーズに文章を書けているときに、ブラウザを立ち上げるなどの動作を入れてしまうと、集中力が途切れそれ以降の文章作成の効率が下がってしまいます。

「一太郎プレミアム」には辞書引き機能が備わっています。わからない言葉にカーソルをあて、”Ctrlキー”を1回押すことで、言葉の意味がツールバーに表示されます。

「一太郎」の画面内で言葉の意味が調べられるので、そのままの集中力で文書を書き続けることができます。

機能2 アウトライン機能

報告書や論文などの長い文書を書くときは、とあえずの文章をざっと書いてから、章立てを組み立てた方が早く書けます。

そのときに役立つのがアウトライン機能です。

「ワード」にもアウトライン機能が備わっているのですが、「ワード」のアウトライン機能は変にタブが効いてしまって、個人的には使いづらいです。

一方、「一太郎」のアウトライン機能はテキストエディタの延長線上にアウトライン機能が備わったシンプルなもので、文章のグループ化や章立ての変更などもスムーズに行うことができます。

ちなみに、私は「iMindmap]と「一太郎」を組み合わせてブログ文章を作成しています。

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機能3 文章校正・読み上げ機能

一字一句間違いなく文章を書いたはずなのに、上司から「言葉が間違っている」と指摘されてしまう。自分ではわかりやすい文章を書いたつもりなのに「何を伝える文章なのかわからない」と言われてしまう経験はありませんか?

私はよくあります。

例えば、このようなブログを書き上げ、何度も確認と校正をして「大丈夫」と思って公開。しかし、しばらくしてから文書を読みなおすと、誤字脱字や言い回しが変になっていることに気づきます。

文章は自分の考えを正しく伝えるために主観で書いていきます。

しかし、主観で書かれた文書は「正しいという思いこみにより書かれる」ため、誤字脱字や変な言い回しに気づくことができません。だから、自分で書いた文章を自分で校正をしても思い込みにより誤りに気づけないのです。

書き上げた文章を校正するとき、1番いいのは客観的な第3者に文章を読み上げてもらうことです。しかし、忙しい職場などで「私の文章を読み上げてください」なんて言えないですよね。

「一太郎プレミアム」には、自分で客観的に文章を校正するために「文章校正機能」と「読み上げ機能」が備わっています。

文章校正機能では、「文章校正」ボタンを押すことで文章全体の修正箇所をリスト化すると共に文章上にマーカー表示されるので問題箇所のみを修正することができます。

しかし、「文章校正」機能は完璧ではありません。そのため、文章校正を終えた後に文章読み上げ機能「詠太」を使い、視覚と聴覚で文章の最終確認をします。

「詠太」で文章を読み上げることで、伝わりやすい文章になっているか?を読み手の視点で確認することができます。

これは「ワード」には無い機能です。

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機能4 グラフィック(ドロー)機能

企画書や提案書、マニュアルを作成するときは文章よりもイラストなどのイメージで伝えた方が伝わりやすいものです。

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「ワード」をはじめとするマイクロソフトオフィス製品でもイメージ資料は作れるのですが、あくまでも簡易的な機能のためイメージ資料の作成に時間がかかります。

マイクロソフト製品で本格的にイメージ資料を作るには「VISIO」が別途必要になってしまいます。

一方「一太郎プレミアム」には「花子」というグラフィックソフトが標準でついています。

「花子」という名前だけ聞くと、なんとも貧弱なアプリケーションのように感じてしまうのですが、「花子」はかなり使えるグラフィックソフトです。

当ブログでもイメージ資料を多数使用しておりますが、すべて「花子」で作成したものです。

「花子」はAdobe「Illustrator」のような高機能ではありませんが、ビジネス用途でイメージ資料を作るには十分な機能が備わっています。

4.一太郎とワードの互換性

「一太郎プレミアム」には日本語文書作成を効率化する機能が備わっています。これはグローバルスタンダードの「ワード」にはない機能です。

しかし、多くの人が「ワード」を使っているなかで「一太郎」を使い続けるとファイルの互換性の問題が残ります。また、スマホやタブレットで「一太郎ファイル」を編集することができないのが「一太郎」の最大の弱点です。

よって、「一太郎」の使い方としては、「一太郎」で作成した文章は「PDF」か「ワード」形式で保存をすることをオススメします。

誰かが閲覧するだけの文章であれば「PDF」ファイルで保存をすれば問題ありません。

「ワード」を使っている人に送付する文章であれば、「一太郎」のファイル保存時に「ワード形式」で保存をすれば、レイアウトが崩れることもなく「ワード」で表示することができます。

 

一太郎で作成した文章

 

一太郎ファイルをワードで表示

5.まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか?

働き方改革として農林水産省が「ワード」に統一するという記事を読んだとき、「ワード」に統一することで「ファイルの互換性」と「ライセンス費用」はクリアすることができるけれど、これを働き方改革というのだろうか・・・と思いました。

働き方改革のひとつとして労働時間の短縮があげられます。

私の勝手な想像ですが、今まで農林水産省で「一太郎」を使っていたのは中堅以上の役職者だと思います。きっと若手が「一太郎」を覚えるよりも、役職者が「ワード」に慣れる時間の方がかかるのでないでしょうか。

どんな会社でもどんな仕事でも文章を作成する機会があります。

そこで大事なことは、どんなアプリで文章を作成しているのか?ではなく、どのようなアプリや機能を使うことで、1人ひとりが作業時間を短縮かできるか?という視点ではないでしょうか?

農林水産省とは逆で、私は「ワード」から「一太郎プレミアム」に乗り換えたことで、文章作成時間を大幅に効率化することができました。

これから色々な改革がはじまると思いますが、「木を見て森を見ず」の改革は勘弁してほしいですね。

参考文献

■文書作成、ワードに統一=効率化で働き方改革-農水省農林水産省
https://www.jiji.com/jc/article?k=2018011300400&g=pol

6.今回のオススメソフト

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