DX時代にオススメのScanSnap ix1600のレビュー

みなさん、こんにちは。

埼玉県ふじみ野市のITサポートSORA関口剛史です。

これからDX(Digital Transformationデジタルトランスフォーメーション)が進んでいくと思います。

DXの目的はアナログをデジタル化することではなく日々の業務を効率化すること。

例えば、紙資料の電子化して必要な時に直ぐに検索・表示可能な環境がある効率化につながます。

デジタル化環境を作るのに必須アイテムが紙を電子化するスキャナ。

私は2013年からScanSnap ix500を使用してきましたが、先日最新のScanSnap ix1600へ買い替えました。

今回のブログでは、Scansnap ix1600のレビューとDX化時代のScanSnapの便利な使い方についてご紹介します。

PFU ScanSnap ix1600のレビュー

ix500とix1600の比較

2013年よりScanSnap ix500(以下 ix500)で、紙資料の電子化や本の電子書籍化などで使用してきました。

購入から9年間で約8万枚のスキャン。その間1回だけスイッチが故障したものの、それ以降トラブルなく使え、ScanSnapはとても信頼性が高い商品です。

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2021年1月新しいScanSnap ix1600(以降 ix1600)が発売されたため、これからのDX時代を見据えて買い替えました。

ix500 と ix1600 の主な違いは以下のとおり。

ハード面

ix500 はスキャナを使うために、上カバーと下カバーを開く必要がありましたが、ix1600 は上カバーを開くだけでスキャンできる状態になりました。

地味な改善ですが、ワンアクションでスキャンできるのは以外と便利です。

また、ix1600 ではタッチパネル式の液晶パネルが追加され、パソコンを起動しなくてもスキャンできるようになりました。

処理性能面

スキャン速度が大幅に向上。ix500 は25枚/分だったものがix1600は40枚/分へ向上。

ix500では本を電子書籍化するときにスキャンの待ち時間がありましたが、ix1600では次から次へとスキャンできるようになりました。

また、ix1600は Wi-Fi(IEEE802.11a)に対応したため高速Wi-Fiでデータを送信可能になりました。

ソフトウェア面

Scan Snap用のソフトウェア「Scan Snap Home」の以下の機能が大幅に向上しました。

Scanするデータ毎に設定の登録

スキャンをするデータ別に機能を設定することが可能で、名刺やレシートであればOCRをONにカラーでスキャンする。漫画本であればOCRをOFFで白黒スキャンするといった設定が登録できます。

OCRでファイル名の自動化

スキャンした内容をOCRで読み取りファイル名に変換されます。

Scan Snap Cloudでのクラウド化

Scan Snap Cloudを使うことでパソコンを起動していなくてもスキャンが可能。

レシートはMFクラウドへ、一般資料はEvenoteへ、名刺は名刺管理アプリへなど、スキャンするデータ別に保存先を細かく設定できます。

Scan Snap Home上でのデータ管理

Scan Snap Home上でスキャンしたデータを管理したり検索したりすることが可能。

心理カウンセリング空

Scan Snapがあると便利になること

ScanSnap を購入してから、個人的に便利に快適になったことをご紹介します。

紙資料の電子化(ペーパーレス化)

今でも多いのが紙資料。

講座やセミナーで教材資料やサービス契約時の契約資料などをScanSnapでPDF化し、プロジェクト毎のフォルダやOnenoteやEvenoteに保存する。

スキャン時にOCRで資料のタイトル文字を読み取りファイル名に指定できるので、ファイル名を検索キーワードにしておくことで、瞬時に検索することが可能となります。

本を電子書籍化

本は意外と場所を占有するので、本は電子化して管理しています。

電子書籍には、Amazonなどから電子書籍データとして購入する方法と、紙の本をスキャンして電子書籍化(自炊)する方法があります。

私はビジネス書などは電子書籍データとして購入し、参考本や大型書籍は紙の本で購入し自炊しています。

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古い漫画を電子書籍化

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領収書の電子化

2022年1月から電子帳簿保存法が改定されました。

電子的にやりとりする帳票(請求書・領収書)などは電子保存が原則的に義務化されます。

紙でやりとりする請求書や領収書は、まだ紙保存が認められているためスキャンをする必要はないのですが、今後のことを考えて、紙の領収書も紙と電子データで保存するようにしています。

「Scan Snap Home」でレシートスキャン時のファイル名を「レシート日付け」_「店名」_「金額」に設定しておくことで、電子帳簿保存法に対応したファイル名になります。

しかし、レシートの記載内容によってはOCRが誤認識します。下記の場合、料金が1円で登録されてしまったため、正しい金額に変更する必要があります。

誤認識したときのファイル名の変更は少し面倒なので、ScanSnap Home上からファイル名の修正ができるとさらに便利になります。

名刺の電子化

各種種類や帳票はどんどんデジタル化されていくと思いますが、最後まで紙で残り続けるのが名刺だと思います。名刺は紙で交換した方が印象に残るからです。

しかし、交換した紙の名刺は保管場所が必要で必要なときに情報を閲覧するのも手間がかかります。

そのため、今はクラウドタイプの名刺管理アプリやサービスが多くありますが、個人的には名刺は所定のフォルダに一括して保存をして、検索できるようにしておけばOKです。

「Scan Snap Home」で名刺スキャン時のファイル名を「スキャン日」_「会社名」_「氏名」にしておけば、ScanSnapHomeやフォルダ検索で検索できます。

デザインされている名刺は、OCRで誤認識されますが、簡単に修正可能なのもScanSnapHomeのいいところです。(誤認識したときのファイル名の変更は少し面倒)

まとめ

これからどんどんデジタル化が加速されていきます。

デジタル化の目的は紙などのアナログをデジタル化することではなく、デジタル化して効率的に物事を処理できるようにすること。

しばらくは、アナログとデジタルが混在する時代になると思います。その橋渡しをするのがScanSnap。

ScanSnapは1台あると便利なアイテムです。

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